La matriz Eisenhower para la gestión del tiempo

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“No tengo tiempo para tener prisa”

John Wesley

Muchos me preguntáis sobre cómo me gestiono para poder dar abasto con todo lo que hago. Siempre digo lo primero que si es lo que me gusta se saca tiempo encantada, y a veces, mi cabeza y mi cuerpo me pide descansar y no seguir mi planificación, pero a parte de eso, en algún post anterior os he dejado alguna herramienta que me ayudan a la gestión del tiempo. Os dejo a continuación enlaces:

Como veis, ya he escrito varios posts sobre este tema. Pues bien, hoy os traigo otra herramienta o técnica que nos ayuda a gestionar nuestro tiempo y a ser más productivos.

La matriz Eisenhower

La matriz o caja de Eisenhower es un método empleado por Dwight Eisenhower, quien fue un general del ejército norteamericano en la Segunda Guerra Mundial.

Sin embargo, su mayor fama viene por haber sido reconocido por su gran habilidad para gestionar su tiempo de manera productiva y eficiente para proyectos de corto, mediano y largo plazo.

Lo que ha derivado en esta técnica que lleva su nombre. Vamos a ver más sobre la técnica.

Este es un método popularizado por Stephen Covey en su famoso libro 7 hábitos de las personas altamente efectivas (yo ya lo leí y dejé mi reseña en el blog, os dejo el enlace a la primera parte del post y aquí a la segunda parte del post), el cual permite a las personas gestionar mejor tu tiempo aprendiendo a priorizar tareas.

En la práctica…

La matriz de Eisenhower es una herramienta muy eficaz para administrar el tiempo de una mejor manera, organizando todas tus actividades de acuerdo a su grado de importancia y/o urgencia. Para ello, el método propone dividir las tareas pendientes en cuatro cuadrantes distintos, situando cada actividad en un cuadrante específico correspondiente al nivel de prioridad que dicha tarea necesite.

Con este método de toma de decisiones, puedes determinar qué tareas debes hacer primero y cuáles puedes dejar de lado para retomarlas en otro momento o incluso desecharlas de ser necesario; lo cual te ahorrará una gran cantidad de tiempo, al centrarte en las tareas más importantes y con las que obtendrás un mayor output.

La matriz puede representarse fácilmente de manera gráfica, lo cual permite visualizar de una forma óptima tu lista de tareas por orden de urgencia. Ya sabéis que yo soy fan de todo lo que se haga de manera visual porque creo que es más efectivo, al menos para mí, así que también os quiero dejar una plantilla que yo utilizo (de lo más sencillo del mundo, que no hay que caer en lo bonito sino en lo sencillo y efectivo).

La matriz de Eisenhower se representa gráficamente por medio de cuatro cuadrantes distintos que servirán para separar tu lista de actividades y poder visualizar la urgencia de cada una de las tareas (organizando las tareas según su grado de prioridad, importancia y urgencia).

Por esta razón, la eficacia de este método depende en gran medida de la correcta identificación de las prioridades para determinar cuáles atender primero. Para gestionar mejor el tiempo con ayuda de la matriz es importante conocer cómo funciona individualmente cada cuadrante:

Primer cuadrante

El cuadrante número uno se ubica en la parte superior izquierda. En él se deben colocar todas aquellas tareas que son tanto importantes como urgentes. Es decir, todas las actividades que deben realizarse de inmediato o a corto plazo. 

Estas actividades no se pueden postergar, ya que el no hacerlas puede acarrear consecuencias muy negativas. Hablamos de aquellos proyectos más importantes, por lo que requieren mayor atención, así como urgencia en su ejecución.

Segundo cuadrante

Este cuadrante se ubica en la parte superior derecha de la matriz. Aquí se debe añadir todo el conjunto de actividades que son importantes, pero no urgentes. Las tareas puestas en este cuadrante son significativas y traen consigo muchos beneficios, pero pueden cumplirse a largo plazo.

En estas tareas tienes cierta holgura para decidir cuándo comenzar a hacerlas y no generan tanto estrés como las actividades del cuadrante 1.

En resumen, es un cuadrante que incluye aquellas tareas a realizar en plazo más largo de tiempo, pero que requieren de mucha atención, por lo que este cuadrante puede ayudarnos a ser previsores en el trabajo. Estas tareas deben programarse, con el objetivo de prevenir.

Tercer cuadrante

El tercer cuadrante ocupa la parte inferior izquierda de la gráfica. Corresponde a todas aquellas tareas que son urgentes, pero no importantes. Este tipo de actividades pueden no ser prioritarias y por lo general son tareas que otras personas podrían hacer por ti.

Es decir, si estás atendiendo asuntos verdaderamente importantes que necesiten de tu tiempo, puedes delegar estas tareas o hacerlas una vez terminadas las del primer cuadrante.

Debemos ser cuidadosos y no colocar estas tareas en el primer cuadrante. En este se establecen aquellas que, pese a la urgencia que requieren, presentan una menor importancia.

Cuarto cuadrante

Este es el cuadrante que tiene menor prioridad de todos. Está ubicado en la parte inferior derecha y contiene las tareas que pueden eliminarse, ya que representan una pérdida de tiempo y no te ayudan a cumplir tus metas.

Son actividades que no son ni urgentes ni importantes, están en el último lugar de la lista ya que es mejor invertir el tiempo en cosas más productivas, como por ejemplo las tareas del cuadrante 2.

Debemos saber que estas son las últimas a las que se le presta atención. Estas pueden, en muchos casos, eliminarse.

Una vez asignada cada actividad a un cuadrante específico es bastante sencillo visualizar cuáles son las tareas que requieren de tu atención temprana, las que pueden esperar un poco más de tiempo para realizarlas o las que no son relevantes y no te afectan en nada si no las haces.

Vamos a ver algunos ejemplos de tareas que puede haber en cada cuadrante usando la plantilla:

Objetivos de la matriz de Eisenhower

A continuación, os dejo una serie de objetivos que se cumplen utilizando esta técnica bajo mi experiencia y opinión:

Terminando…

La matriz del tiempo de Eisenhower es una de mis favoritas por su facilidad de aplicación. Yo la recomiendo usar sobre todo para personas que ocupan puestos de decisión en sus empresas, ya que tienen un tiempo limitado y deben tomar decisiones rápidas y acertadas.

Utilizar la matriz de Eisenhower te ayudará a mantener el enfoque y a descartar todas aquellas tareas que son una distracción y que no contribuyen en tu desarrollo tanto personal como profesional.

Lo ideal es salir rápidamente de las tareas urgentes e importantes para que puedas invertir la mayor parte del tiempo en actividades productivas que puedas desarrollar poco a poco y que a la larga te guíen al éxito.

¿La vas a poner en práctica? ¡Cuéntamelo en comentarios!

¡Feliz miércoles!

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