Cómo preparar una retrospectiva

“No preguntes qué puede hacer por ti el equipo. Pregunta qué puedes hacer tú por él”, Earvin «Magic» Johnson, Jr

No hace mucho me han preguntado si yo me preparo las retrospectivas y cuánto tiempo. La respuesta es sí, el tiempo, pues depende.

Básicamente, durante todo el sprint observo al equipo, y si hay cosillas que quiero que salga en la retro, en función de lo que sea, suelo usar unas dinámicas u otras.

Además, me preparo tanto la dinámica, como la sesión de la retrospectiva como tal.

¿Por qué? Porque me parece que es una reunión de Scrum muy potente enfocado a la mejora del equipo, y a la mejora en general. Una de las características más importantes de la metodología ágil es que la comunicación dentro del equipo tiene que ser ágil y fluida. Esto es algo a lo que muchas veces no se le da la importancia que realmente tiene y se puede llegar a pasar por alto y para esto nos pueden ayudar mucho las retrospectivas.

La mejora continua es uno de los principales valores de gestión ágil de proyectos y para conseguirlo, las retrospectivas suponen un punto de inspección y adaptación de nuestros procesos y equipos. Pero no debemos pensar que las retrospectivas son una reunión que sólo se puede hacer si estamos en un entorno ágil.

Hoy, quería escribir respecto a eso, quería contaros cómo yo me suelo preparar las retrospectivas, pese a que al final, estamos cubriendo las siguientes preguntas:

  • ¿Qué cosas han funcionado correctamente?
  • ¿Qué no ha funcionado?
  • ¿Qué he aprendido?
  • ¿Qué quiero hacer en el siguiente sprint?
  • ¿Qué trabas o problemas me han surgido?

Respondiendo a la cuestión en concreto, suelo tener en cuenta dos aspectos a la hora de prepararme una retro:

  • La dinámica a usar
  • La sesión como tal

En cuanto a la dinámica

Me gusta mucho innovar con las dinámicas, en cada Sprint suelo dedicarle un poco de tiempo a buscar o “inventarme” dinámicas nuevas.

De hecho, intento hasta dibujarlas, escenificarlas, con la facilitación gráfica para que sea más agradable a la vista y que invite a un ambiente relajado y de confianza. Desde que tengo el post he escrito mucho sobre dinámicas, ahí podréis ver muchas que he hecho y que he dibujado, y que seguiré haciendo, así que ya os subiré fotos.

Os dejo aquí los enlaces a estos posts ordenados de más reciente a más antiguos:

No sé si se me pasará alguna, pero ahí tenéis =).

Pues esto, parece una tontería, pero tener la sala donde esté la dinámica representada, da pie a cuando entran los equipos, miren, se pongan a especular de qué va, sonrían, hace de ambiente algo más ameno. Y bueno al menos esto desde mi experiencia.

No solo la preparación es a nivel visual, también leo bien cómo se hace, opiniones de la gente, me apunto los pasos a seguir, o qué cosas tiene cada dinámica, recomendaciones…

Al final es un todo. Y como dije, en función de lo que vea, suelo usar unas u otras, eso ya en otro post os lo contaré que no es este el objetivo.

En cuanto a la sesión

Set the stage, Gather data, Generate insights, Decide what to do, Close the retrospective. Estos son los 5 pasos que me suelen ayudar a sacar el máximo de estas reuniones.

También decir que no siempre sigo a raja tabla esto. Cuando el equipo es maduro, ya saben de qué va, tienen más conocimiento de todo esto y tienen confianza, mi contribución en las retrospectivas es casi más de oyente, ni si quieran necesitan facilitador, ese es el punto óptimo a conseguir.

Pero siguiendo con el tema, como decía es un punto de partida a seguir cuando te prepares una retrospectiva. Por si el inglés se te da así así, estos son los pasos en español:

  • Puesta en escena
  • Recopilar información
  • Analizar la información
  • Decidir qué hacer
  • Cierre

Comentar que cada fase puede ser abordada siguiendo una determinada técnica o simplemente lo que te quieras preparar.

Veamos cada uno de ellos más en detalle.

Set the stage (puesta en escena)

En esta primera parte el objetivo es romper el hielo o ‘preparar el escenario’ como su propio nombre indica. Se hacen preguntas o se eligen dinámicas orientadas a ver el estado de ánimo de los presentes, para que la gente se anime a participar o para empezar a guiar la retrospectiva hacia el objetivo que queremos.

Cada miembro del equipo puede describir brevemente (incluso de forma metafórica) cuál es su sensación general del sprint que acaba de finalizar, sea cual sea esta, y la comparte con el resto del equipo.

Ejemplo: cada miembro del scrum team tiene dos minutos para escribir en un post-it el nombre de una película que considere que tiene algún tipo de similitud con el sprint. Posteriormente y por turnos indica qué película eligió y la razón.

También, una dinámica para esto puede ser 3 por 1 (os dejo el link y algún día os la explico desde la experiencia)

Gather data (recopilar información)

Una vez que hemos roto el hielo y entramos en materia, lo primero es recopilar información sobre nuestra última iteración. La idea es ver qué cosas ocurrieron durante la última iteración, qué se hizo bien o qué nos ayudó a conseguir nuestros objetivos y qué se hizo mal o nos frenó en nuestro camino.

Ejemplo: se escribe en una pizarra las palabras “triste” y “feliz”. El equipo por turnos y durante un tiempo establecido va poniendo posits para cada una de las dos columnas. Una vez terminado el tiempo se debate sobre lo que ha ido surgiendo en cada categoría.

O cualquier dinámica que conocemos como la estrella de mar, el barco, etc.

Generate insights (analizar la información)

Teniendo en cuenta el resultado del paso anterior, ahora intentamos generar expectativas con respecto a la siguiente iteración viendo qué cosas queremos evitar, qué riesgos podemos obtener, qué nuevos objetivos nos queremos marcar…

Para el paso anterior y para este podemos elegir la dinámica del ‘barco velero y la tierra prometida’. Para el paso 2, hacemos la parte del barco velero tal y como se explica en el ejemplo enlazado. Para el paso 3, hacemos la parte de la tierra prometida de forma que dibujamos una isla y unas rocas donde la isla representa nuestros futuros objetivos y las rocas los riesgos o impedimentos que podemos encontrarnos para conseguirlos.

Para mí, el paso 2 y 3 van muy de la mano, se pueden hacer con las finñamicas que conocemos.

Decide what to do (decidir qué hacer)

Una vez que tenemos claros los objetivos e impedimentos para conseguirlos según el paso 3, buscamos acciones que puede realizar el equipo para conseguir los objetivos o mitigar los riesgos.

Para ello podemos utilizar la dinámica de ‘la lista abierta de acciones’. Las acciones que salgan deben ser acciones concretas que pueda realizar una persona en una fecha determinada. Aunque también de aquí pueden salir reglas que deba cumplir todo el equipo para asegurar su buen funcionamiento. Dichas reglas de equipo deben estar presentes siempre y tenerlas en cuenta en cada retro.

Otro ejemplo aparte del link: en una pizarra se escriben tres columnas: comenzar, parar y continuar. Durante un tiempo el equipo va escribiendo conceptos para cada una de las categorías. Una vez transcurrido el tiempo, y por turnos, cada miembro del scrum team va poniendo sus conclusiones. Una vez presentadas todas las ideas, el equipo vota por las más prioritarias. La conclusión es que el 20% de las ideas más votadas serán las que se aborden en el siguiente sprint.

Close (cierre)

Este sería el último paso en el que cerramos la retrospectiva. El objetivo es que, al margen de cómo haya ido la retro, el equipo salga motivado y animado para afrontar el siguiente sprint. También puede servir para valorar la retro. Alguna dinámica que podemos hacer aquí es la de ‘Reconocimientos’.

Otro ejemplo: el equipo durante un tiempo escribe en un posit qué es lo más productivo que ha aprendido en la retrospectiva. Una vez que todos tengan decidido qué poner, por turnos van pegando en la pared el posit y explicando la razón por la que han tomado esa decisión.

Terminando…

También me suelen preguntar que, si utilizo muchas dinámicas diferentes, o siempre la misma, de donde saco, o si me las invento…

La respuesta para mi es sencilla. En cada Sprint suelo usar dinámicas diferentes, hay que darle flexibilidad al cerebro y usar siempre lo mismo conlleva a que se puedan preparar las cosas.

Está bien que vayan con temas que quieren sacar para hablar, pero también me parece vital la creatividad en el momento.

Además, soy de que, si quieres que ocurran o salgan cosas diferentes, tú también haz cosas diferentes para fomentarlo.

Espero que este post os haya ayudado tanto como me ha ayudado a mí en estos años como Scrum Master.

¡Feliz miércoles!

FunRetro para hacer retrospectivas con equipos distribuidos

Si me seguís en el blog, sabréis que ya he escrito algunos post sobre retrospectivas y diferentes técnicas.

Para mí, una de las cosas más importantes que hay son los equipos, ya que si cuidas a tus equipos, ellos cuidarán a tus clientes, y todos salimos ganando.

Es por ello que estoy en constante búsqueda de nuevas dinámicas, formas de motivas, etc. En este post, os traigo una herramienta que he conocido gracias a un compañero y que me ha parecido muy buena para equipos distribuidos.

La herramienta es FunRetro

Un breve resumen de qué es FunRertro

FunRetro es una herramienta online (te dejo aquí la web oficial). También se puede acceder a github directamente para crear un tablero sin tener que registrarse (te dejo aquí el enlace).

FunRetro es una herramienta gratuíta, aunque de momento… No obstante, tiene una versión premiun que incluye nuevas características y más cosas que hacer. No os puedo decir más, porque no he tenido la versión premiun.

El precio de estas versiones están por 20$ para un equipo, y para empresas por 35$.

El fundador de FunRetro es Glauber Ramos alrededor de 2015. Trabajaba en un equipo distribuido y no tenían niguna herramienta para retrospectivas que cubriera todas sus necesidades por lo que decidió crear la suya propia.

Creó la herramienta como un proyecto de código abierto, en Github, en principio lo creó para su equipo, pero con el uso, ya se han hecho hasta 37.000 retrospectivas con esta herramienta.

El objetivo de la herramienta es capacitar a los equipos distribuidos para que reflexionen sobre su forma de trabajar. Y para mejorar continuamente en lo que hacen.

Cómo se utiliza FunRetro

A continuación, os voy a mostrar su uso desde su página oficial https://funretro.io/. En primer lugar, lo que tenemos que hacer es registrarnos, si es la primera vez que lo utilizas. En la página principal, en la esquina superior derecha puedes acceder a esa opción.

Register FunRetro

Una vez nos hemos registrado, nos llevará a una pantalla como la siguiente

board funretro

Para comenzar, necesitamos la versión gratuita, por lo que al darle a Start Free Trial tendremos que elegir  una de las siguientes opciones:

elegir version funretro

Yo he elegido la versión para equipo. Al elegirlo, tienes que meter tu localización

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Y finalmente hacer “un pago” de coste 0.

Imagen 1

Si quieres ahorrarte estos pasos, y no poner tu tarjeta, puedes acceder desde github, desde aquí

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Desde aquí, simplemente tendremos que crear un nuevo board. Hay que completar la siguiente información.

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El nombre del tablero, el número de personas de tu equipo (he puesto 102 porque estaba viendo si tenía un límite máximo, pero no he conseguido averiguarlo). Y el check de abajo, puedes elegir si quieres que se vea o no las cosas que escribes en el momento. Si quieres que se vea nada, si quieres que no se vea, seleccionas este check, y solo se verán cuando estén todos listos.

La siguiente imagen es el tablero que sale por defecto, pero se puede personalizar, añadir las columnas que creas adecuadas para la dinámica.

Imagen 1

En la siguiente imagen os muestro un ejemplo que yo he utilizado.

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Una vez esto, tienes opciones de borrar columnas, exportar los resultados, etc.

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Por cada columna, se abren tarjetitas de diferentes colores, donde ir anotando todo lo relativo a la retro.

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Todo lo que yo vaya escribiendo, el resto de compañeros no lo podrán leer hasta que yo no le de a done.

En la siguiente imagen os muestro una tarjeta a done.

Imagen 1.png

En ella podemos poner caritas también. Para saber quién ha escrito qué, podemos poner nuestro nombre al inicio o fin de la tarjeta.

Y no tiene mucho más… Así de simple y una herramienta más para nuestras retros distribuidas.

Un caso real

He pixelado la información, por temas de seguridad, no puedo mostrarla, pero quería que vierais el resultado después de una retro con un equipo distribuído. Y un ejemplo real.

Captura de pantalla 2018-05-08 a las 18.12.56.png

Terminando

Tan importante es el sentimiento de equipo, una cultira, un trabajo en equipo, da igual si e estamos todos ubicados en un mismo sitio o en diferentes, hay que ponerle la misma pasión a todo. Esta herramienta ayuda mucho cuando estamos con equipos distribuidos, y no es tan fácil utilizar dinámicas y posit.

En esta etapa, he aprendido mucho a este respecto, tengo alguna dinámica más que he llevado a cabo, en futuros post la explicaré que me gustó mucho el resultado.

¡Feliz miércoles!