La gestión del tiempo, técnicas y recomendaciones para ser más productivos

0
(0)

“Saber escoger el tiempo es ahorrar tiempo”.
Francis Bacon

“No tengo tiempo”, “no sé en qué he perdido el día”, “no me ha cundido la mañana”… ¿te suena? A mi la verdad que sí. Son frases que he dicho en alguna ocasión cuando me he agobiado al ver que mi lista de tareas no ha bajado al final del día y más veces aún la he escuchado.

Dadas las muchas tareas que normalmente tenemos que afrontar dentro de nuestras responsabilidades, uno de los mayores problemas es aprovechar al máximo nuestro tiempo. La gestión del tiempo es uno de los principales pilares de la productividad en una empresa e incluso en la vida. Aprovechar el tiempo es fundamental, porque el tiempo es limitado: las 24 horas del día, hay vida todos los días.

Es por ello que el post de hoy va dedicado a ello.

Técnicas para la buena gestión del tiempo

Como este es un mal común, quiero daros sobre todo dos técnicas muy usadas y qué, por experiencia y lo que nos cuentan, funciona bastante bien. Es posible que ya las conozcáis, pero no por ello quiero dejar de escribir y dar mi opinión por si puedo aportar algo más =)

El Pomodoro

La técnica Pomodoro implica poner a cero el reloj Pomodoro y procesar las tareas sin interrupción hasta que hayan pasado 25 minutos, que es el intervalo de tiempo que llamamos Pomodoro. Después de pasar el Pomodoro, hay un descanso de 5 minutos. Después del descanso, comenzará otro Pomodoro, y luego descansará otros 5 minutos. Y así sucesivamente, hasta el cuarto ketchup (correspondiente a una pausa de 15 minutos) (una vez que ha pasado), comienza una nueva serie de 4 ketchup.

Pomodoro

La sugerencia es mantener la lista de tareas, que se divide principalmente en dos categorías: tareas urgentes (diarias, correo electrónico, informe, etc.) y tareas importantes (pueden resolver futuras tareas). Incluso puedes añadir una más, de cosas que hay que hacer pero no son urgentes ni importantes.

Además, elabora una lista de tareas a realizar todos los días, que debe contener tanto las tareas urgentes como las importantes (te advierto, lo difícil es poner cada día tareas importantes y luchar para no ser arrastrado por tareas urgentes) . Priorízalos e inicia Pomodoro.

Descansa 5 minutos. Puede dedicarlos a eliminar algunos correos electrónicos, así que a menos que tenga demasiados correos electrónicos, puede seguir adelante, y luego dedicaré todo el correo electrónico a la tarea de «eliminar correos electrónicos». También puedes dedicarlos al baño, tomar café, etc.

Dedicar un pomodoro a una tarea no significa que deba completar la tarea en un solo Pomodoro. Algunas tareas, obviamente, requieren más de 25 minutos. 

Obvio decir, que, por desgracia, el número de pomodoros por día varía mucho. Hay días con muchos pomodoros, en los que terminas sintiéndote muy realizado, y hay días de reuniones llamadas, viajes, etc., en los que no hay pomodoros. Pero los días que si puedas utilizar los pomodoros utilízalos, porque vas a notar la diferencia y el incremento de productividad.

“Time Boxing”

Esta es una técnica simple, obvia y curiosa (o inconscientemente consciente). Esto se basa en el hecho de que todo el «tiempo» en el proyecto y cada día debe tener un tiempo máximo, todos en el equipo lo saben. 

Si utilizas o conoces Scrum, quizás inconscientemente, usas el “Time Boxing”, toda reunión debe tener un tiempo máximo, que todo el mundo conoce y que no debe superarse. De la misma manera, los Sprints son “Time Boxing”, ya que tienen un tope temporal que no ha de superarse.

Si usas Scrum, lo usas sin saberlo ya que cada reunión debe tener un tiempo máximo, todos lo saben y no debe excederse. De manera similar, los Sprints están «llenos de tiempo» porque tienen un límite de tiempo que no se puede exceder.

Al principio, especialmente si vives en un entorno de reuniones sin fin, las personas pasarán más de la mitad de su tiempo pensando en «sus propios asuntos». Puede que te resulte difícil implementar esta cultura porque al principio es muy difícil. Es difícil decir «chi @ s … la reunión se acabó», especialmente cuando todos tienen algo que decir. 

Pero poco a poco, cuando hagamos esto, verás que la reunión empieza a ser más eficiente, logra el mismo propósito (al menos determinar si se establece como una agenda), puntualidad, etc. Para el próximo, los participantes estarán más dispuestos a resumir el contenido más importante.

Si el tiempo es de los recursos más limitados y valiosos… ¿Cómo podemos estar sin gestionar su despilfarro? 

Algunas recomendaciones

La técnica anterior es muy efectiva, pero no siempre es posible llevarla a cabo, es por ello, que os dejo algunas recomendaciones también para el día a día:

Terminando…

Cuando estás empezando a plantear cómo mejorar tu gestión del tiempo, lo primero que tienes que hacer es descubrir en qué lo estás perdiendo.  A continuación, os muestro una imagen de los principales ladrones de tiempo, para hacer más fácil este descubrimiento:

Además, tengo escrito un post sobre esto. que entro más en detalle, os lo dejo aquí

Cambiar de hábitos y rutinas exige constancia y determinación, no es tan sencillo como parece, pero con ganas, confianza, y disciplina todo es posible. ¿Te animas a probar y contarnos? No cambies todo a la vez, recomendación, coge el primer hábito a aplicar, y prueba durante una semana o lo que necesites para integrarlo en tu día a día como hábito y así con cada uno de ellos.

El primer paso, reconocer esto y dar el paso de comenzar con estos nuevos hábitos.

¡Feliz día!

¿Cómo de útil ha sido esta publicación?

¡Haz clic en una estrella para calificarla!

Puntuación media 0 / 5. Recuento de votos: 0

No hay votos hasta ahora! Sé el primero en calificar esta publicación.

Como encontraste útil esta publicación...

¡Sígueme en las redes sociales!

¡Lamento que esta publicación no te haya sido útil!

¡Permíteme mejorar esta publicación!

¿Cuéntame cómo puedo mejorar esta publicación?

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.