“Lo que no se mide, no se puede mejorar”.

Peter Drucker

Como sabéis estoy de baja y como hace tiempo que no escribía sobre Kanban o algo relacionado, quería refrescar ideas y de paso trasladároslas aquí.

En el post de hoy quería hablaros sobre algunos gráficos que pueden ayudarnos a sacar métricas cuando trabajamos en Kanban. Antes de empezar, os dejo a continuación, un listado de posts sobre Kanban para que podáis seguir el hilo:

• STATIK 1 y STATIK 2
• Certificado Kanban
• Una breve introducción de Kanban
• Libro Kanban esencial condensado

Algunos gráficos para Kanban

A continuación, os dejaré descritos algunos gráficos para obtener métricas en Kanban, pero como conozco bastantes, lo voy a dividir en dos, así que empecemos:

Diagrama de flujo acumulativo o CFD

El CFD es un gráfico basado en el tiempo de las tarjetas a medida que se mueven de la izquierda a la derecha en un tablero Kanban. A medida que las tarjetas parten de la cola o columna Hecho, el CFD traza el número de tarjetas en cada etapa del flujo de trabajo Kanban o flujo de valor. Normalmente, los CFDs se trazan diariamente – pero para tableros que se mueven más rápido, incluso podría trazarlos cada hora.

Este gráfico muestra la cantidad de tarjetas o tareas en cada estado a lo largo del tiempo. El eje vertical representa la cantidad de tarjetas y el eje horizontal representa el tiempo. El CFD permite visualizar el flujo de trabajo, identificar cuellos de botella, tiempos de espera y cambios en la eficiencia del equipo.

Es un gráfico simple, pero poderoso que le proporciona una rica información sobre la capacidad de su sistema/equipo de un vistazo.

Entrando más en detalle en los datos que podemos obtener…

• Tendencias de tiempo de entrega/tiempo de ciclo: Los sistemas Kanban le ayudan a centrarse en el rendimiento del tiempo de entrega/tiempo de ciclo de su sistema o equipo y le ayudan a entregar productos y servicios justo a tiempo en todas las etapas de su flujo de trabajo de entrega. En el CFD, ambos se miden a lo largo del eje horizontal e indican el tiempo que tarda un elemento de trabajo en completarse. El aumento del grosor de las bandas indica una tendencia al aumento del tiempo de entrega y de los ciclos. La reducción del grosor de las bandas, mediante la reducción del WIP (del inglés Work in Progress: Trabajo en Curso) o la reducción del tiempo de espera / tiempo bloqueado, afectará directamente al tiempo de valor.
• El Work-in-Progress (WIP): que se mide a lo largo del eje vertical, impacta directamente en el tiempo de valor – Tiempo de ciclo y Plazo de entrega. La reducción del WIP junto con el equilibrio de los límites del WIP para un flujo suave proporciona la realización de valor de negocio más eficaz.
• Cuellos de botella en el proceso: El aumento del grosor de cualquier banda individual indica un cuello de botella en esa etapa del flujo de trabajo. Esto podría crearse debido a los retrasos en ese paso o debido a un retraso en el siguiente paso del proceso. Esto debería desencadenar un debate Kaizen dentro del equipo sobre cómo resolver y eliminar el cuello de botella.

Me entretengo más en este gráfico porque es el más usado, al menos en mi caso.

Diagrama de control

El diagrama de control muestra la variación en el tiempo de ciclo de las tareas. Puede ayudar a identificar tendencias y anomalías en el tiempo de ciclo y determinar si el proceso se encuentra bajo control o si existen variaciones significativas. Esto permite al equipo tomar medidas correctivas o de mejora según sea necesario.

Los gráficos de control ayudan a visualizar esta variación. Los gráficos de control tienen la siguiente información:

• Una línea central, normalmente la Media matemática de todos los datos de la muestra trazados, también denominada Mean. 
• Los límites de control estadístico superior e inferior que definen los límites (aceptables) de las variaciones de causa común. Normalmente se trazan a una distancia de 3 sigmas (3 veces la Desviación Estándar en una distribución Normal) de Mean. 
• Datos de desempeño trazados a lo largo del tiempo.

Esta gráfica la he usado en contadas ocasiones.

Gráfico de capacidad (Capacity Chart)

También conocido como gráfico de carga de trabajo, es una herramienta visual que muestra la capacidad de trabajo disponible del equipo en relación con la demanda de trabajo a lo largo del tiempo. Proporciona una visión clara de cómo se asigna y distribuye el trabajo en el equipo.

Este gráfico muestra la capacidad de trabajo disponible del equipo en relación con la demanda de trabajo. Puede ayudar a identificar posibles desequilibrios entre la capacidad del equipo y la carga de trabajo, y facilitar la planificación y distribución adecuada de las tareas.

El gráfico de capacidad generalmente se representa con un eje vertical que muestra la capacidad de trabajo y un eje horizontal que muestra el tiempo. Aquí hay más detalles sobre este tipo de gráfico:

• Capacidad de trabajo: El eje vertical representa la capacidad de trabajo disponible del equipo en un determinado período de tiempo. Esta capacidad puede medirse en unidades de tiempo (horas, días, semanas) o en términos de recursos disponibles, como el número de miembros del equipo.
• Demanda de trabajo: La demanda de trabajo se muestra a través de barras, líneas o áreas en el gráfico. Pueden representar las tareas o tarjetas del flujo de trabajo que se deben completar en cada período de tiempo. La demanda de trabajo puede basarse en estimaciones previas, compromisos asumidos o en las tareas pendientes en el sistema Kanban.
• Capacidad disponible: Se muestra mediante una línea o una región en el gráfico que representa la capacidad de trabajo disponible en cada período de tiempo. Esta capacidad puede variar en función de factores como las vacaciones, la formación o las interrupciones planificadas. Ayuda a visualizar cómo se asigna y distribuye el trabajo en función de la capacidad disponible.
• Equilibrio de la carga de trabajo: El gráfico de capacidad permite evaluar si la demanda de trabajo está equilibrada con la capacidad disponible. Si la demanda supera constantemente la capacidad disponible, esto puede indicar que el equipo está sobrecargado y puede llevar a un rendimiento deficiente o retrasos. Por otro lado, si la capacidad disponible supera la demanda, puede haber margen para asignar más trabajo o mejorar la eficiencia.
• Planificación y toma de decisiones: El gráfico de capacidad es una herramienta útil para la planificación y la toma de decisiones. Puede ayudar al equipo a visualizar el equilibrio entre la capacidad y la demanda, identificar períodos de alta o baja carga de trabajo, y ajustar la asignación de recursos o las prioridades según sea necesario.

En resumen, el gráfico de capacidad en Kanban proporciona una representación visual de la capacidad de trabajo disponible y la demanda de trabajo a lo largo del tiempo. Permite evaluar el equilibrio de la carga de trabajo y facilita la planificación y toma de decisiones informadas para optimizar el rendimiento del equipo.

Este gráfico en concreto, si lo usamos bien nos puede dar muchísima información, pero también tengo que decir que depende en las manos de quien caiga puede ser muy contra producente, así que ojo cuidado.

Terminando…

En este post, por no hacerlo muy largo, solo me he centrado en tres gráficos más comunes que yo conozco, en la siguiente parte os dejo algunos más que os pueden servir, ya que como siempre, depende del equipo, entorno, donde estemos trabajando unos pueden sernos de mejor ayuda que otros.

Por cierto, no he subido ejemplos porque son reales y hay info que no puedo enseñar, intentaré recrearlos o pixelar información, pero en la situación que estoy ahora mi cabeza no da para más.

¡Feliz miércoles!