“Un año más tarde desearás haber empezado hoy”.
Karen Lamb, directora.
Si recordáis, esta es la segunda parte del post que publiqué la semana pasada. Si no lo habéis leído, os lo recomiendo antes de seguir, para eso os dejo aquí el enlace.
En la primera parte del post, nos quedamos en la parte 3, así qué nada de introducción y vayamos al paso 4 directamente.
Paso 4. Analizar la capacidad de entrega actual
No siempre contamos con un contexto lo suficientemente bien definido para realizar los análisis fundamentales de esta etapa, como cuánto tiempo nos llevó hacer esta actividad (Lead Time) o cuántos de estos entregamos por semana.
Pero las preguntas de esta etapa, junto con las preguntas ya planteadas, nos ayudan a comprender mejor el flujo de los diferentes tipos de demanda que maneja el grupo.
Una pregunta que generalmente genera una buena tensión en la gente para extraer un poco más de efectividad es: ¿Tuvimos algún tipo de feedback sobre esta entrega?
El consejo principal aquí es que incluso en escenarios más inmaduros en los que la información recopilada en este paso es nebulosa, generalmente sirve para validar los tipos de demanda que surgieron y para explicar conceptos básicos de métricas de eficiencia y negocios.
5. Modele el flujo de trabajo de prestación de servicios
En este paso se analiza el workflow de cada tipo de demanda identificado. Workflow es una palabra común en la mayoría de las organizaciones y se entiende como la secuencia de pasos establecida para completar una actividad determinada.
Para empezar a poder tener esta información, yo empezaría por mapear el flujo, definir por tipos de trabajo todo el entramado de fases o etapas por los que tiene que pasar cada tarjeta para que el trabajo finalice. Aquí nos referimos a pensar en cuáles podrían ser las diferentes columnas y filas de tu tablero kanban. Aunque no sea el definitivo nos ayudará a identificar cada una de las etapas y tipos de trabajo y podemos obtener un análisis de los datos obtenidos de forma automática.
Kanban es un método que se adapta a cada organización, a cada servicio, a cada equipo.
La sugerencia, en este paso, es considerar el workflow solo de los tipos de demanda más prioritarios. Priorizar los tipos de demanda (identificados en el paso anterior) en conjunto antes de analizar el workflow y, por supuesto, una buena idea.
6. Identificar y definir clases de servicio
Las clases de servicio son políticas sobre cómo un elemento debe ser tratado por nuestro grupo, dadas sus características. Las principales clases de servicio utilizadas en Kanban son generalmente:
- Urgente: elementos que hay que entregar lo antes posible, de lo contrario tendremos (o ya estamos teniendo) ¡una pérdida absurda!
- Fecha fija: elementos que, si no se entregan en una determinada fecha, ya no necesitan entregarse (como Black Friday)
- Estándar: elementos comunes, de los que tratamos todos los días, y que no tienen nada de especial en la entrega esperada hasta que son urgentes
- Intangibles: elementos sin un gran rendimiento o impacto financiero esperado después de la entrega, pero si funcionan puede ser una gran ventaja para la organización
Pero como decía antes, Kanban se adapta, podemos empezar por aquí si no sabemos por dónde empezar, y luego ir adaptando.
El consejo aquí es pedirle al grupo que traiga ejemplos de demandas urgentes, con fecha fija, estándar e intangibles en su contexto. Y para cada ejemplo, que digan qué característica clasifica esa demanda en esa clase de servicio. Por ejemplo: “el bug de la semana pasada fue urgente porque detuvo la producción”. En otras palabras: los elementos que paran la producción, ¡son urgentes para nosotros!
Si nunca has usado clases de servicio y la madurez del grupo es muy baja, usar la priorización solo por el tipo de demanda (identificada en los pasos anteriores) y omitir este paso puede ser lo más apropiado.
Una vez tengamos lo anterior, será necesario definir unas políticas explícitas para que todos los integrantes del equipo sepan actuar de la misma manera sin necesidad de consultarlo con otra persona. Tienen que estar en un lugar donde todo el mundo pueda verlas, que sean conocidas por todos, como, por ejemplo, al lado del tablero.
Si esa política está explícitamente definida en un lugar visible y conocido por todos, no habrá problemas causados por ambigüedades o desconocimiento en base a las pautas de gestión del trabajo y de toma de decisiones. Por otro lado, no deben ser muchas las políticas; se trata de algo general que sirva para todos.
Y ya por cada elemento de trabajo (o tarjeta kanban), tener claro qué clase de servicio se realizará, sus políticas y las expectativas de entrega. Es por eso por lo que, de nuevo, es necesario conocer las clases de servicio que podemos prestar por cada tipo de trabajo.
7. Diseñar el sistema Kanban
Ha llegado el momento de diseñar y modelar el sistema. La idea aquí es unir todo el aprendizaje y la percepción sistémica adquirida en los pasos anteriores y modelar el sistema Kanban. Los pasos principales del workflow tienden a convertirse aquí en columnas. Las actividades en curso tienden a estar ya categorizadas en tipos de demanda. Las clases de servicio tienden a convertirse en rayas en tu pizarra. Las métricas recopiladas pueden ser la base para definir los límites de WIP.
El consejo principal aquí es: no modeles un sistema más complejo que el que necesita el grupo en este momento. El cambio tiene que ser evolutivo. No tiene sentido usar el límite de WIP para grupos con una madurez muy baja.
Te recuerdo aquí que un tablero es mucho más de lo que todo el mundo imagina con tres columnas: To Do, Doing y Done. Como he dicho anteriormente, no te preocupes, este primer tablero no será el definitivo. A medida que uses el tablero comprenderás que puedes hacer modificaciones en función de las necesidades que te vayan surgiendo.
Lo diseñaremos en función de lo que definimos en el paso 4 donde modelamos el flujo de trabajo. Como ejemplo, cada fila podrá considerarse un tipo de trabajo, y las columnas serán cada una de las fases o etapas por los que tiene que pasar cada tarjeta para que el trabajo finalice.
En cuanto al diseño de una tarjeta kanban, te propongo para empezar un ejemplo sencillo, aquella que recoja el título de la tarea, la persona encargada de la misma, y si las hubiera, subtareas relacionadas con la tarea principal que serán necesarias llevar a cabo para que la tarjeta pueda pasarse a la siguiente fase o etapa (columna), o bien al Done (como tarjeta terminada).
Otro dato importante para resaltar, bien por medio de iconos o por colores, son los bloqueos de una tarjeta para que sea fácil de visualizar en la propia tarjeta el problema que existe en la misma.
Puedes diseñar tu tarjeta en base a las necesidades de tu equipo o proyecto, pero siempre se necesitará recoger la información necesaria para que todos los integrantes del equipo conozcan la naturaleza de ese “elemento de trabajo” y el estado de la misma para cumplir la función principal del tablero kanban, que no es otra que visualizar el flujo de trabajo mediante tarjetas.
Terminando…
Y una vez que tenemos estos pasos… ¡A ponerlo en marcha! Espero que los consejos os hayan sido de ayuda. Os dejo a continuación algunas de las principales referencias:
- La Quinta Disciplina de Peter Senge: lo puse en el primer lugar de la lista a propósito. Un libro que definitivamente deberías leer para comprender mejor las organizaciones y el pensamiento sistémico.
- Kanban from the Inside de Mike Burrows: hay un capítulo completo sobre STATIK. El libro es de 2014, por lo que no está tan actualizado, pero es quizás la mejor referencia bibliográfica sobre STATIK.
- Essential Kanban Condensed de Andy Carmichael y David Anderson: “kanban guide”. Sucinta y directa. Menciona brevemente STATIK. De hecho, todo en este libro se cita brevemente. jeje.
- Kanban Maturity Model de Teodora Bozheva y David J. Anderson: Habla sobre las etapas de madurez y las características de cada nivel.
Yo alguno ya lo tengo leído, pendiente de publicar los resúmenes gráficos y otros preparados en mi backlog para leer.
¿Y qué te parece este modelo? ¿Lo has utilizado? ¿Te encaja? ¿Lo conocías?
¡Feliz miércoles!