STATIK para implementar Kanban (1/2)

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“Intenta no volverte un hombre de éxito, sino volverte un hombre de valor”.

Albert  Einstein

Esta semana pasada he estado en una formación de Kanban y me ha recordado o dado ideas a escribir para posts. Realmente, si me seguís, sabéis que me certifiqué en Kanban hace un año, os dejo aquí los dos posts donde hablo de ello:

Y os preguntaréis, ¿para qué vuelves a hacerla? En primer lugar, es con otra certificadora, me certifiqué con la European Scrum y en este caso con Kanban University el KMP. Lo segundo porque me lo ofrecía la empresa, y no está mal para refrescar conocimientos y nunca se sabe, yo soy de las que piensa que puedes aprender cosas nuevas.

En mi blog tengo dos posts más sobre Kanban:

Y bueno, a raíz de eso, entre que tengo poco escrito sobre Kanban, llevo un año trabajando con equipos Kanban, y las ideas que he sacado de ambas certificaciones, pues me veo ya con criterio para escribir más sobre Kanban.

En el post de hoy, quiero dejaros los pasos más o menos introducidos teóricamente de cómo podemos implantar un sistema Kanban. Así que empecemos poco a poco.

¿Qué es STATIK?

Partimos de la base de que con un sistema kanban visualizarás y podrás gestionar el flujo de trabajo de tu equipo teniendo en cuenta su capacidad, pero ¿sabes cómo diseñar un sistema kanban?

Para empezar STATIK significa Systems Thinking Approach to Introducing Kanban, algo así como enfoque de pensamiento sistémico para la introducción de Kanban. Es, según David Anderson (el padre del método Kanban), el enfoque principal para cualquiera que quiera adoptar Kanban. Su aplicación generalmente se da en grupos, involucrando a todas las personas que participan en la ejecución del servicio para el que se pretende aplicar dicho método.

El método STATIK es extremadamente exploratorio, por lo que también se puede utilizar para mejorar una implementación Kanban existente o incluso para resolver problemas y tomar decisiones utilizando el pensamiento sistémico y los principios y prácticas de Kanban

Systems thinking, tal como lo define Peter Senge en su libro “La Quinta Disciplina”, es una forma de analizar los estándares en una organización desde un punto de vista amplio, en lugar de mirar una pequeña parte de forma aislada. 

Senge usa un elefante como metáfora para explicar el pensamiento sistémico: si divides un elefante en dos, no tendrás dos elefantes pequeños. No hay forma de mirar solo una parte del elefante si quieres aprender a lidiar con él. Una organización, como un elefante, es un organismo vivo y, por lo tanto, debe gestionarse bajo una visión integral en lugar de partes aisladas.

El objetivo final de STATIK es entender realmente cuál es nuestra cadena de valor. La cadena de valor es muy importante en las metodologías ágiles/Lean.

Una vez sabemos esto, pasemos a los pasos de STATIK. Decir antes que STATIK es un método iterativo y no requiere que todos los pasos se utilicen en su aplicación. Mucho menos que se hagan en orden. Es importante recordar que el entorno en el que te encuentras probablemente sea complejo y no existe una receta para resolver tus problemas. Pero existen buenas prácticas que pueden ayudarte.

Paso 0: Comprender qué hace que el servicio sea «adecuado para su propósito “.

En este punto es conveniente pensar qué hace el servicio que quieres kanbanizar para considerarse adecuado al propósito del cliente, hazte preguntas como ¿qué servicio se presta? ¿Qué piden los clientes?

Cuando hablo de servicio,  es porque normalmente entendemos que Kanban tiene más sentido para servicios, pero es posible que tengamos productos también y no por ello ya no podemos usar Kanban. Al contrario, todos ellos también los podemos gestionar con Kanban.

Y si por casualidad, aun seguís trabajando enfocados en proyectos, considera ese proyecto como un servicio con fecha de inicio y de fin, un alcance y que entregarlo fuera de esa fecha tiene consecuencias. No es lo mejor, pero siempre vamos a tener casos de este estilo, por ejemplo, todo lo que tenga que ver con legal, que no hay más que hacer.

El consejo aquí es utilizar técnicas ya conocidas como Elevator Pitch.

Paso 1: Comprender las fuentes de insatisfacción con respecto a la entrega actual.

En segundo lugar, nos debemos centrar en conocer las fuentes de insatisfacción tanto internas como externas desde la perspectiva de nuestro cliente ¿Con qué está insatisfecho el equipo de servicio? ¿Qué insatisfacciones tienen los clientes? Las insatisfacciones motivan el cambio.

Esto quiere decir, pensar en todos aquellos posibles problemas mirando tanto de afuera hacia adentro, como de adentro hacia afuera. Estas fuentes de insatisfacción serán fáciles de identificar siempre y cuando haya transparencia.

Pensar en qué está afectando el curso natural del trabajo que realizas, las fricciones internas y externas que surgen en tu día a día.

Peter Senge, en su libro “La Quinta Disciplina”, define como Tensión Creativa la diferencia que cada individuo percibe entre la realidad actual y el futuro ideal. Es esta percepción (es así hoy, pero idealmente sería de esta otra manera) la que hace que el individuo progrese, para cambiar la realidad percibida para ser cada vez más similar al futuro deseado, y así resolver su tensión.

Si queremos que el grupo en cuestión aplique la mejora continua, dado que Kanban es fundamentalmente un método de mejora, la Tensión Creativa propuesta por Senge es probablemente el mejor combustible para el grupo.

El consejo en este paso es dejar que cada uno llene y exponga las insatisfacciones existentes con el sistema actual. Sinceridad, ante todo, si no, el proceso quedará cojo. Lo segundo podría ser que clasifiquen cada insatisfacción como “interna” (la percibimos) o externa (la perciben los clientes o stakeholders).

Las fuentes de insatisfacción proporcionan motivación para el cambio, que es clave para una iniciativa Kanban exitosa.

Agrupar y priorizar las insatisfacciones en un grupo es un ejercicio bastante recomendado para asegurar el enfoque durante los siguientes pasos.

Paso 3. Analizar las fuentes y la naturaleza de la demanda.

¿Qué piden los clientes? ¿Por qué canales? ¿Tipos y patrones de demanda? Es importante tener esta información, y si ya la tienes, con un sistema kanban conseguirás visualizar esa demanda para conocer la capacidad real para responder ante esa demanda.  

En este punto yo recomiendo empezar por el principio de Kanban “Empieza con lo que haces ahora”. Podemos hacer un ejercicio en el que la gente que escriba en post-its las actividades que están en marcha, o si ya tienen una pizarra, pegarlos allí. Y por cada actividad que la persona cuente un poco sobre ella, qué actividad es, de donde viene o quien la solicita, con qué frecuencia suele tener este tipo de actividad…

Algunas cosas a tener en cuenta en este punto como información importante:

  • Tipo de trabajo
  • De dónde viene (fuente, canal de comunicación)
  • Cliente (peticionario y destinatario)
  • Tasa de llegada (cantidad de solicitudes por unidad de tiempo)
  • Patrón de llegada (naturaleza de la demanda, estacionalidad, si hay)
  • Tasa de salida (cantidad de trabajo terminados por unidad de tiempo)
  • Expectativas del cliente (para que esté satisfecho)

Saber o entender cuál es la capacidad del sistema es algo realmente necesario para poder gestionar adecuadamente la demanda.

Terminando…

El post se me está haciendo ya demasiado largo y no quiero que sea una pesadez, por lo que corto aquí a mitad del método, y la semana que viene os traigo la segunda parte de cómo terminarlo.

Espero que os guste y os esté ayudando, sobre todo lo estoy intentando enfocar dando ideas, a parte de la definición y explicación del paso, dando ideas de ejercicios o dinámicas a llevar a cabo en cada caso.

Para cualquier cosa, duda, comentario, sugerencia, no dudéis en escribirme o comentarme.

¡Feliz miércoles!

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