No podemos resolver problemas pensando de la misma manera que cuando los creamos.

Albert Einstein

Siguiendo con el post de la semana pasada (si no lo habéis leído os dejo aquí el enlace) hoy os traigo una segunda parte hablando de la segunda etapa, la de definir.

Como dije la semana pasada, este mes de abril dedicaré posts al Design Thinkig por dos razones, una la importancia de la herramienta y entrar en el detalle nos viene a todos súper bien para ponerla en práctica.

Y una segunda razón, mientras leéis este post, yo estaré en la operación de la segunda cadera, y no sé cómo saldrá por lo que tener ya programados y escritos los posts hará que me pueda centrar más en la recuperación y no estar pendiente de esto.

Dicho esto, hablemos de esta segunda etapa de defini del DT.

Etapa de definir

La etapa de «Definir» en el Design Thinking es el segundo paso del proceso y sigue a la etapa de Empatizar. Durante esta fase, el equipo recopila y sintetiza la información recopilada durante la etapa de Empatizar para definir claramente el problema que están tratando de resolver.

La etapa de Definir en el Design Thinking es de suma importancia por varias razones clave:

En resumen, la etapa de Definir en el Design Thinking es esencial porque establece una base sólida para el proceso de diseño. Clarifica el problema, establece objetivos claros, alinea al equipo, fomenta la creatividad y reduce el riesgo de fracaso. Una definición clara del problema es fundamental para el éxito del proyecto y para desarrollar soluciones efectivas y significativas.

Nota: Si no veis bien el contenido de la imagen dejarmelo en comentarios y lo subo de otra manera.

La etapa de definir más en detalle

A continuación, profundizo más en la etapa de Definir del Design Thinking. Esta fase es crítica porque establece el marco de trabajo para todo el proceso de diseño. Aquí dejo algunos aspectos clave a considerar:

1. Entender el problema: En esta etapa, el equipo se sumerge en la comprensión del problema identificado durante la etapa de Empatizar. Esto implica no solo entender la superficie del problema, sino también sus causas subyacentes y el contexto en el que se encuentra.
2. Síntesis de la información: El equipo recopila y sintetiza toda la información recopilada durante la fase de Empatizar. Esto puede incluir datos cualitativos y cuantitativos, historias de usuario, observaciones de campo y cualquier otro tipo de investigación realizada (incluidas las entrevistas con usuarios, observaciones y cualquier otra información relevante). Este proceso de síntesis ayuda a identificar patrones, tendencias y insights clave que guiarán el resto del proceso de diseño.
3. Definición del punto de vista del usuario: Es crucial en esta etapa definir claramente para quién estamos diseñando. Esto implica desarrollar perfiles de usuario detallados y comprender las necesidades, deseos, motivaciones y frustraciones de esos usuarios específicos. Con base en la información recopilada y sintetizada, el equipo define claramente el problema que están tratando de resolver. Esto implica identificar las necesidades y desafíos específicos de los usuarios, así como cualquier restricción o requisitos del proyecto que deban tenerse en cuenta.
4. Establecer un objetivo claro: Una vez que se comprende el problema y el punto de vista del usuario, el equipo establece un objetivo claro y específico para el proyecto. Este objetivo debe ser alcanzable, relevante y medible. Además de definir el problema, el equipo también establece objetivos claros para el proyecto. Estos objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y estar limitados en el tiempo (SMART) para proporcionar una guía clara para el diseño y la evaluación del éxito.
5. Formulación de una declaración de problema: A partir de la síntesis de información y la definición del punto de vista del usuario, el equipo formula una declaración de problema que capture el desafío central que están tratando de abordar. Esta declaración de problema debe ser lo suficientemente amplia como para permitir la exploración de soluciones diversas, pero lo suficientemente específica como para orientar el proceso de diseño.
6. Definición de criterios de éxito: Además de establecer un objetivo claro, el equipo también define los criterios de éxito que se utilizarán para evaluar las soluciones propuestas. Estos criterios deben estar alineados con el objetivo del proyecto y proporcionar una guía clara para la evaluación de las ideas.
7. Ideación de posibles soluciones (opcional): Aunque la generación de ideas generalmente se lleva a cabo en la etapa posterior de Idear, la etapa de Definir puede incluir una exploración inicial de posibles soluciones o enfoques para abordar el problema definido. Esto puede ayudar al equipo a comenzar a pensar en diferentes enfoques y a generar entusiasmo para la etapa de Idear.
8. Comunicación y alineación del equipo: Durante la etapa de Definir, es importante que todos los miembros del equipo estén alineados en la comprensión del problema y los objetivos del proyecto. La comunicación clara y la colaboración son clave para garantizar que todos estén trabajando hacia el mismo objetivo.

En resumen, la etapa de Definir en el Design Thinking es fundamental porque establece las bases del proyecto, una comprensión clara y compartida del problema que se está abordando y los objetivos del proyecto, además, proporciona dirección y enfoque para el proceso de diseño.

Es en esta etapa donde el equipo define claramente el problema, el objetivo y los criterios de éxito, lo que sienta las bases para la generación de ideas y la creación de soluciones efectivas. Es el paso que guía el resto del proceso de diseño y sienta las bases para la generación de soluciones innovadoras y efectivas

Dinámicas que podemos usar en esta etapa

En la etapa de Definir del Design Thinking, es crucial establecer una comprensión clara y compartida del problema que se está abordando y los objetivos del proyecto. Aquí hay algunas dinámicas que pueden ayudar a los equipos a lograr estos objetivos:

1. Mapa de Empatía: Esta dinámica implica crear un mapa visual que represente las necesidades, deseos, preocupaciones y experiencias de los usuarios. Los equipos pueden trabajar juntos para identificar y discutir los diferentes aspectos que influyen en el problema, lo que ayuda a definir claramente el contexto del usuario (os dejo aquí un enlace a esta dinámica).
2. Mapa de empatía inversa: En lugar de centrarse en los usuarios finales, los equipos pueden crear un mapa de empatía inversa para comprender las necesidades y preocupaciones de otras partes interesadas, como los empleados, proveedores o socios comerciales. Esto ayuda a considerar todas las perspectivas relevantes en el proceso de definición del problema.
3. Definición del desafío: Una dinámica simple pero efectiva es organizar una sesión de lluvia de ideas para definir el desafío central que se está abordando. Los miembros del equipo pueden compartir sus perspectivas y trabajar juntos para formular una declaración de problema concisa y clara.
4. Entrevistas de definición: Realizar entrevistas adicionales con usuarios clave o partes interesadas para profundizar en la comprensión del problema y validar la declaración de problema inicial. Estas entrevistas pueden ayudar al equipo a obtener información adicional y a refinar su enfoque.
5. W5H1: Esta dinámica implica hacer una serie de preguntas clave (quién, qué, cuándo, dónde, por qué, cómo) para descomponer el problema en sus componentes básicos y comprenderlo desde diferentes ángulos. Esto ayuda a identificar aspectos importantes que podrían haberse pasado por alto.
6. Matriz de impacto y esfuerzo: Los equipos pueden utilizar una matriz para evaluar el impacto potencial y el esfuerzo requerido para abordar diferentes aspectos del problema. Esto ayuda a priorizar las áreas de enfoque y determinar dónde concentrar los recursos del equipo.
7. Análisis de causa y efecto: Utilizar un diagrama de causa y efecto (también conocido como diagrama de espina de pescado o diagrama Ishikawa) para visualizar las causas subyacentes del problema y comprender cómo se relacionan entre sí. Esto puede ayudar a identificar áreas clave para la intervención.
8. Establecimiento de objetivos SMART: Trabajar juntos para establecer objetivos claros y específicos que sean Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con un Tiempo determinado (SMART). Esto proporciona una guía clara para el proyecto y ayuda a garantizar que todos estén trabajando hacia el mismo objetivo (os dejo un post con la técnica SMARTER).
9. Role-playing: Los miembros del equipo pueden representar diferentes roles relevantes para el problema, como usuarios, clientes, o partes interesadas. Esto puede ayudar a comprender mejor las necesidades y preocupaciones de las diferentes partes involucradas y a identificar posibles soluciones (os dejo la dinámica cambio de rol aplicada a la gestión de conflictos).
10. Análisis de stakeholders: Identificar y analizar a todas las partes interesadas relevantes para el proyecto, incluidos los usuarios finales, clientes, equipos internos, reguladores y otros. Esto ayuda a comprender quiénes se ven afectados por el problema y quiénes pueden influir en su resolución (os dejo la matriz de prominencia como ejemplo a esta dinámica).
11. Mapa de procesos: Crear un mapa visual del proceso actual relacionado con el problema que se está abordando. Esto ayuda a identificar cuellos de botella, redundancias o áreas de mejora en el proceso existente que pueden contribuir al problema.
12. Diagrama de afinidad: Utilizar esta técnica para organizar ideas, datos y observaciones en categorías o grupos relacionados. Esto puede ayudar a identificar patrones emergentes y a generar insights que guíen la definición del problema.
13. Métricas de éxito: Trabajar en equipo para definir métricas específicas que se utilizarán para evaluar el éxito del proyecto. Esto puede incluir indicadores clave de rendimiento (KPIs), como la satisfacción del cliente, la eficiencia operativa o el crecimiento del negocio.

Estas son solo algunas dinámicas que pueden ser útiles en la etapa de Definir del Design Thinking. La elección de la dinámica adecuada dependerá del contexto específico del proyecto y de las necesidades del equipo.

Terminando…

En conclusión, la etapa de Definir en el Design Thinking es fundamental para establecer una base sólida y orientar el proceso de diseño hacia el éxito. A través de dinámicas colaborativas y herramientas efectivas, los equipos pueden comprender a fondo el problema, definir claramente los objetivos y establecer un enfoque claro para abordar los desafíos identificados.

Al hacerlo, se sientan las bases para la generación de soluciones innovadoras y centradas en el usuario que respondan de manera efectiva a las necesidades reales. En resumen, la etapa de Definir es el primer paso crucial en el camino hacia la creación de productos y servicios significativos y exitosos.

¿Qué os ha parecido este post? ¿Tenéis más dinámicas de ejemplo para este proceso?

¡Feliz miércoles!