“Una marca para una empresa es como la reputación para una persona. Ganas tu reputación tratando de hacer bien las cosas difíciles”. 

Jeff Bezos

Estas últimas semanas este “concepto” de onboarding se ha vuelto muy importante en el trabajo, y debido al tiempo que he dedicado a esto, quería plasmarlo en un post. Y sobre todo querer trasmitir la importancia que tiene.

Empecemos por el principio, ¿qué es un proceso de onboarding? El proceso de «onboarding» (integración) en una empresa o equipo se refiere al proceso de incorporación y orientación de nuevos empleados o miembros del equipo a la organización y su cultura, así como a sus roles, responsabilidades y procedimientos operativos.

El objetivo principal del proceso de onboarding es facilitar una transición suave y exitosa para los nuevos miembros, permitiéndoles adaptarse rápidamente y contribuir de manera efectiva al equipo y a la organización en general.

Es garantizar una transición fluida y exitosa para los nuevos empleados o usuarios que se unen a una organización o adoptan un nuevo producto o servicio. Aquí hay varios objetivos clave que un proceso de onboarding busca lograr:

1. Integración y Adaptación: Ayudar a los nuevos empleados o usuarios a integrarse en la cultura, valores y procesos de la organización, o a familiarizarse con las características y funciones del producto o servicio.
2. Productividad Temprana: Facilitar la adquisición rápida de habilidades y conocimientos necesarios para que los nuevos empleados o usuarios sean productivos lo antes posible en sus roles o con el uso del producto o servicio. (Os dejo aquí un post sobre esto)
3. Compromiso y Retención: Fomentar el compromiso y la satisfacción desde el principio, lo que puede aumentar la retención de empleados y usuarios a largo plazo.
4. Reducción de la Curva de Aprendizaje: Reducir la curva de aprendizaje al proporcionar orientación estructurada y recursos que ayuden a los nuevos empleados o usuarios a comprender rápidamente los aspectos clave de su rol o del producto/servicio. Os dejo algunos posts sobre la curva de aprendizaje:
   1. La curva de aprendizaje.
   1. Tipos de curva de aprendizaje (parte 1)
   1. Tipos de curva de aprendizaje (parte 2)
   1. Tipos de curva de aprendizaje (parte 3)
5. Clarificación de Expectativas: Establecer expectativas claras sobre el trabajo, las responsabilidades y el desempeño, o sobre el uso y beneficios del producto o servicio.
6. Desarrollo de Relaciones: Facilitar la creación de relaciones positivas con compañeros de trabajo, supervisores u otros usuarios, lo que puede mejorar la colaboración y la comunicación.
7. Identificación de Recursos y Soporte: Proporcionar acceso a recursos, herramientas y apoyo que los nuevos empleados o usuarios puedan necesitar para tener éxito en su función o con el producto/servicio.
8. Promoción de la Cultura Organizacional: Transmitir la cultura organizacional, los valores y la misión de la empresa, o los principios y enfoques del producto o servicio, para alinear a los nuevos empleados o usuarios con los objetivos de la organización.

En resumen, el objetivo principal del proceso de onboarding es facilitar una experiencia positiva y efectiva para los nuevos empleados o usuarios, que les permita integrarse rápidamente, alcanzar la productividad temprana, y contribuir al éxito de la organización o adoptar plenamente el producto o servicio.

Y para esto yo dividiría el proceso de onboarding en dos partes fundamentalmente, una de ellas lo que es el proceso de persona como tal, la incorporación, conocer la compañía, equipos, personas, cómo trabajamos, etc. Y una segunda a nivel de herramientas.

La parte de persona lo vemos a continuación, y en cuanto a herramientas, no solo me refiero a ordenador, hardware etc., sino al llegar contar con el usuario activo, y acceso, permisos y configuraciones correspondientes a todas las aplicaciones de las que tiene que hacer uso esa nueva incorporación, por ejemplo, github, entornos, etc.

Plan de onboarding

A continuación, os dejo un plan de onboarding general, que os pueda servir en su mayor parte, pero seguramente no cuadre al 100% y podáis adaptarlo a vuestras necesidades o condiciones específicas:

Semana 1: Preparación para la llegada

Día 1:

• Bienvenida: Recepción personalizada por parte del equipo de recursos humanos o del gerente directo.
• Introducción a la Empresa: Visión general de la historia, misión, valores y cultura de la empresa.
• Tour por la Oficina: Recorrido por las instalaciones y presentación de compañeros de equipo clave (en caso de asistir presencialmente).
• Configuración Tecnológica: Asistencia para configurar el equipo de trabajo, cuentas de correo electrónico, acceso a sistemas internos y herramientas de colaboración (esto será una primera parte de lo que yo digo como onboarding a nivel de herramientas, y no solo esto, sino todos los accesos, permisos y demás que se necesiten a las aplicaciones).

Día 2:

• Formación en Políticas y Procedimientos: Sesión de orientación sobre políticas de la empresa, procedimientos internos, beneficios, normas de seguridad, entre otros.
• Presentación del Equipo: Introducción formal al equipo de trabajo, incluyendo reuniones individuales con los miembros del equipo y otros colaboradores relevantes.
• Establecimiento de Expectativas: Discusión sobre las responsabilidades del rol, objetivos y expectativas de desempeño.

Día 3:

• Formación en Productos/Servicios: Capacitación sobre los productos o servicios de la empresa, incluyendo demostraciones, ejercicios prácticos y recursos de referencia.
• Mentoría: Asignación de un mentor o compañero de trabajo para brindar apoyo adicional y responder preguntas.

Día 4:

• Desarrollo Profesional: Discusión sobre oportunidades de desarrollo profesional, programas de capacitación, planes de carrera y recursos disponibles.
• Revisión del Plan de Desempeño: Revisión del plan de desempeño y establecimiento de objetivos claros a corto y largo plazo.

Día 5:

• Check-in de una Semana: Reunión con el responsable  para revisar el progreso, aclarar dudas y brindar retroalimentación inicial.
• Sesión de Retroalimentación: Solicitud de comentarios sobre la experiencia de onboarding hasta el momento y cualquier área de mejora identificada.

Meses 1-3: Integración y Desarrollo Continuo

• Proyectos y Tareas Asignadas: Asignación gradual de proyectos y tareas para proporcionar experiencia práctica y oportunidades de aprendizaje.
• Seguimiento Regular: Reuniones regulares con el gerente directo para revisar el progreso, abordar inquietudes y proporcionar orientación adicional.
• Formación Continua: Participación en programas de formación continua, talleres y actividades de desarrollo profesional según sea necesario.
• Networking y Relaciones: Fomento de relaciones con otros equipos, participación en eventos de la empresa y oportunidades de networking internas.
• Evaluación de Desempeño: Evaluación formal del desempeño al final del primer trimestre para revisar los logros, identificar áreas de mejora y establecer nuevos objetivos.

Este plan de onboarding puede ser personalizado y ajustado según las necesidades específicas de la empresa y el rol del nuevo empleado. Es importante mantener un enfoque estructurado pero flexible, permitiendo adaptaciones según el progreso y las necesidades individuales.

Como veis, en este plan puede haber involucrado muchas áreas/personas (dependiendo de la empresa), como por ejemplo RRHH, por eso decía que, se puede adaptar a las necesidades, pero básicamente, para mí, esto sería un plan de onboarding completo y que sería importante que una persona reciba al entrar.

Terminando…

¿Vosotros habéis tenido que planear en algún momento un plan de onboarding? ¿Cómo han sido? ¿Qué echáis en falta o modificaríais?  Para mi es imprescindible trabajar en esto, ya que tener un plan de onboarding estructurado y bien diseñado ofrece una serie de ventajas tanto para la empresa como para las nuevas incorporaciones. Aquí están algunas de las principales ventajas:

1. Mejora de la Productividad: Un plan de onboarding efectivo ayuda a los nuevos empleados a adaptarse más rápidamente a sus roles y responsabilidades, lo que les permite ser más productivos desde el principio.
2. Reducción de la Rotación de Personal: Un proceso de onboarding sólido puede ayudar a aumentar la retención de empleados al proporcionar una experiencia de incorporación positiva y garantizar que los nuevos empleados se sientan valorados y comprometidos desde el principio.
3. Alineación con la Cultura Organizacional: El onboarding brinda la oportunidad de presentar la cultura, los valores y la misión de la empresa, lo que ayuda a los nuevos empleados a integrarse mejor en el entorno de trabajo y a alinearse con los objetivos organizacionales.
4. Mejora de la Experiencia del Empleado: Un plan de onboarding bien estructurado crea una experiencia de bienvenida para los nuevos empleados, lo que puede generar un mayor nivel de satisfacción y compromiso desde el inicio de su empleo.
5. Desarrollo de Relaciones y Redes de Apoyo: El onboarding facilita la creación de relaciones sólidas entre los nuevos empleados y sus compañeros de trabajo, supervisores y otros miembros del equipo, lo que promueve la colaboración y el trabajo en equipo.
6. Reducción de la Ansiedad y el Estrés: Proporcionar información clara y orientación durante el proceso de onboarding ayuda a reducir la ansiedad y el estrés asociados con el inicio de un nuevo trabajo, lo que permite a los empleados concentrarse en aprender y contribuir al éxito de la empresa.
7. Identificación de Necesidades de Capacitación: El onboarding permite identificar las necesidades de capacitación y desarrollo de los nuevos empleados, lo que facilita la planificación y la implementación de programas de capacitación personalizados.
8. Promoción de la Marca Empleadora: Un proceso de onboarding positivo puede contribuir a la reputación de la empresa como empleador preferido, lo que ayuda a atraer y retener talento de calidad en el futuro.

En resumen, un plan de onboarding bien diseñado proporciona una serie de beneficios tangibles e intangibles que contribuyen al éxito a largo plazo tanto de los empleados como de la empresa.

Espero que os resulte de interés y ayude en algo.

¡Feliz miércoles!