“Esto no es un adiós, sino un gracias.”

 Nicholas Sparks

La semana pasada hablaba de la importancia de un buen proceso de onboarding en las nuevas incorporaciones, tanto a la empresa como al equipo (si no lo has leído, te dejo aquí el enlace al mismo).

Pues bien, al igual que el proceso de onboarding es importante, también creo que un proceso de outboarding es muy importante y es de lo que vengo a hablar en el post de hoy.

El proceso de outboarding, también conocido como offboarding, es el conjunto de actividades y procedimientos que una empresa sigue cuando un empleado está por dejar la organización, ya sea por renuncia voluntaria, retiro, despido u otras circunstancias. Aunque el término «outboarding» no es tan común como «offboarding», ambos se refieren esencialmente al mismo proceso.

El proceso de outboarding es importante por varias razones clave:

1. Mantenimiento de la Productividad: Un proceso de outboarding adecuado garantiza una transición fluida y ordenada para el empleado saliente, lo que minimiza cualquier impacto negativo en la productividad de la empresa. Al transferir de manera efectiva responsabilidades y conocimientos a otros miembros del equipo, se evita la interrupción en el flujo de trabajo y se asegura la continuidad operativa.
2. Protección de la Seguridad de la Información: Durante el proceso de outboarding, se toman medidas para proteger la seguridad de la información confidencial de la empresa. Esto incluye revocar los accesos a sistemas y bases de datos, recuperar dispositivos electrónicos proporcionados por la empresa y asegurarse de que cualquier propiedad intelectual o información confidencial esté protegida.
3. Cultura Organizacional y Moral del Equipo: Un proceso de outboarding bien gestionado puede contribuir positivamente a la cultura organizacional y al moral del equipo. Al tratar al empleado saliente con respeto y profesionalismo, y brindar apoyo durante su transición, se fortalece la reputación de la empresa como un empleador comprensivo y responsable. Además, puede generar confianza y tranquilidad entre los miembros del equipo restantes al demostrar que la empresa valora a sus empleados, incluso en el momento de su partida.
4. Protección Legal y Cumplimiento Normativo: Un proceso de outboarding adecuado ayuda a la empresa a cumplir con las leyes y regulaciones laborales, asegurando que se cumplan los requisitos legales relacionados con la terminación del empleo, el pago final, los beneficios, etc. Esto ayuda a mitigar el riesgo de litigios o disputas legales.
5. Gestión de Conocimientos y Experiencia: Durante el proceso de outboarding, se tiene la oportunidad de recopilar y preservar el conocimiento y la experiencia del empleado saliente. Esto puede incluir la documentación de procesos, la transferencia de conocimientos a otros miembros del equipo y la identificación de áreas críticas que pueden necesitar atención adicional en el futuro.
6. Desarrollo de Relaciones Positivas: Aunque un empleado está dejando la empresa, es importante mantener una relación profesional y respetuosa. Un proceso de outboarding bien gestionado puede ayudar a mantener una relación positiva con el empleado saliente, lo que puede ser beneficioso para futuras oportunidades de colaboración o referencias.

El proceso de outboarding es importante porque contribuye a una transición exitosa y respetuosa para los empleados que dejan la empresa, al tiempo que protege los intereses de la organización y fortalece su reputación como empleador responsable y comprensivo.

A continuación, os dejo una descripción detallada de lo que implica el proceso de outboarding o de lo que tendría que pasar en mi opinión:

1. Planificación y Notificación: El proceso de outboarding a menudo comienza cuando un empleado notifica a la empresa su intención de dejarla. En este punto, la empresa puede comenzar a planificar y coordinar las actividades relacionadas con la salida del empleado.
2. Revisión de Políticas y Procedimientos: Durante el proceso de outboarding, la empresa revisa con el empleado las políticas y procedimientos relacionados con su salida, incluyendo cuestiones como el aviso previo, el pago final, los beneficios pendientes y la devolución de propiedad de la empresa, como computadoras portátiles, teléfonos móviles, tarjetas de acceso, etc.
3. Sesión de Salida: En algunos casos, se puede programar una sesión de salida formal donde se revisan los detalles del proceso de outboarding, se proporciona información sobre la terminación del empleo y se responden preguntas finales.
4. Transición de Responsabilidades: Durante el proceso de outboarding, el empleado puede tener la responsabilidad de transferir sus tareas y responsabilidades a otros miembros del equipo. Esto puede incluir la documentación de procesos, la formación de sucesores y la preparación de informes o proyectos en curso.
5. Recopilación de Retroalimentación: A menudo, la empresa aprovecha la oportunidad del proceso de outboarding para recopilar retroalimentación del empleado sobre su experiencia laboral y las razones de su partida. Esta información puede ser útil para mejorar la retención de empleados y hacer ajustes en la cultura organizacional.
6. Desvinculación de Sistemas y Acceso: Durante el proceso de outboarding, se revocan los privilegios de acceso del empleado a sistemas y recursos de la empresa, como correos electrónicos, cuentas de usuario, aplicaciones internas, etc.
7. Trámites Administrativos: Se realizan trámites administrativos relacionados con la salida del empleado, como la cancelación de beneficios, la elaboración de documentos de terminación, la liquidación de salarios y vacaciones pendientes, entre otros.
8. Seguridad de la Información: Se toman medidas para garantizar la seguridad de la información confidencial de la empresa, como el retorno de dispositivos electrónicos, la eliminación de accesos a bases de datos sensibles y la protección de la propiedad intelectual.
9. Mantenimiento de Relaciones: A pesar de que el empleado está dejando la empresa, es importante mantener una relación profesional y respetuosa. Esto puede incluir la posibilidad de proporcionar cartas de recomendación, mantener el contacto para futuras oportunidades laborales y ofrecer apoyo en la transición hacia su próximo empleo.

En resumen, el proceso de outboarding es una parte crucial de la gestión de recursos humanos que permite una transición ordenada y respetuosa para los empleados que dejan la empresa, al tiempo que garantiza la seguridad de la información y los activos de la organización.

Un proceso de outboarding bien gestionado puede contribuir a la reputación de la empresa como empleador y mantener relaciones positivas con los ex empleados.

Plan de outboarding

Os dejo aquí un plan de outboarding que puedes seguir para garantizar una transición ordenada y respetuosa para los empleados que dejan la empresa, o al menos lo que yo creo que debería de pasar, aunque entiendo que ciertos procesos igual no dependen de nosotros:

Semana 1: Preparación para la Salida

Día 1:

• Reunión de Notificación: El empleado notifica a la empresa sobre su decisión de dejarla. Se programa una reunión con recursos humanos para discutir los detalles del proceso de outboarding.
• Documentación y Firmas: Se proporcionan al empleado los documentos necesarios relacionados con su salida, como una carta de renuncia y acuerdos de confidencialidad o no competencia si es aplicable.

Día 2:

• Revisión de Políticas y Procedimientos: El empleado se reúne con recursos humanos para revisar las políticas y procedimientos relacionados con la terminación del empleo, incluyendo el aviso previo, el pago final, los beneficios, etc.
• Entrega de Propiedad de la Empresa: Se recopilan todos los activos de la empresa en posesión del empleado, como computadoras portátiles, teléfonos móviles, tarjetas de acceso, etc.

Día 3:

• Sesión de Transferencia de Conocimientos: El empleado se reúne con su supervisor y/o miembros del equipo para transferir conocimientos y responsabilidades pendientes. Se discuten proyectos en curso y se identifican áreas críticas que pueden necesitar atención adicional.

Día 4:

• Revisión de Beneficios: Se revisan los beneficios y compensaciones pendientes, como el pago final, el reembolso de gastos, el saldo de vacaciones, etc. Se proporciona al empleado información sobre la cobertura de seguros y opciones de COBRA, si corresponde.

Día 5:

• Sesión de Despedida: La empresa organiza una sesión de despedida informal para el empleado, donde los miembros del equipo pueden expresar sus buenos deseos y agradecimientos. Se puede proporcionar un regalo de despedida simbólico.

Semana 2: Últimos Detalles y Seguimiento

Día 6-10:

• Seguimiento de Trámites Administrativos: La empresa finaliza los trámites administrativos relacionados con la salida del empleado, incluyendo el cálculo del pago final, la elaboración de documentos de terminación, la cancelación de beneficios, etc.
• Recolección de Retroalimentación: Se solicita retroalimentación al empleado sobre su experiencia en la empresa y cualquier área de mejora identificada.
• Comunicación Interna: Se comunica la salida del empleado a los miembros del equipo y otras partes interesadas pertinentes. Se garantiza que se tomen las medidas necesarias para cubrir las responsabilidades y proyectos del empleado saliente.

Meses Posteriores: Mantenimiento de Relaciones

• Seguimiento Regular: La empresa mantiene el contacto con el empleado saliente para proporcionar apoyo adicional, responder preguntas y asegurarse de que la transición se haya completado sin problemas.
• Referencias y Recomendaciones: La empresa está dispuesta a proporcionar referencias y recomendaciones al empleado saliente para futuras oportunidades laborales.
• Feedback y Mejora Continua: Se revisan regularmente los procesos de outboarding para identificar áreas de mejora y realizar ajustes según sea necesario.

Este plan de outboarding puede ser adaptado según las necesidades específicas de la empresa y el empleado saliente. Es importante mantener una comunicación abierta y transparente durante todo el proceso para garantizar una transición exitosa y respetuosa para todas las partes involucradas.

Terminando…

En conclusión, el proceso de outboarding es fundamental para garantizar una transición ordenada y respetuosa para los empleados que dejan la empresa. Al seguir un plan estructurado de outboarding, la empresa puede proteger sus intereses, mantener la productividad y la moral del equipo, y preservar relaciones positivas con los empleados salientes.

Además, un proceso de outboarding bien gestionado contribuye a fortalecer la reputación de la empresa como empleador responsable y comprensivo, lo que puede beneficiar su capacidad para atraer y retener talento en el futuro.

En última instancia, el proceso de outboarding no solo es una práctica ética, sino también una estrategia inteligente para mantener la integridad y el éxito a largo plazo de la organización.

¿Y vosotros tenéis un plan de outboarding? Contarme vuestras ideas y compartimos. ¿Qué os parece?

¡Feliz miércoles!