Principales ladrones de nuestro tiempo

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“El tiempo nos ofrece a todos las mismas oportunidades. Cada uno de nosotros tenemos los mismos minutos y horas al día”

Denis Waitley

Una de las frases que más oigo últimamente es “no tengo tiempo”, sieeeeeempre la misma frase. Y bueno no soy nadie para decir que no tienes razón, pero creo que en muchas ocasiones esto ya es automático, y es posible que sea real pero también puede ser:

  • Que no sepas decir que no a nada y cojas mucho mucho trabajo y al final no des a basto.
  • Que no sepas gestionar tus tareas, por lo que hay un desperdicio de tiempo.
  • No saber priorizar entre tus quehaceres, como consecuencia también existe un desperdicio de tiempo.
  • Alguna tarea que no nos gusta, y procrastinamos, y al final no acabamos de realizar nuestras tareas.
  • Ni siquiera tener en mente la lista de tareas que tenemos que hacer.
  • Y otros muchos motivos…

Es por ello que hoy me gustaría hablar de los principales ladrones de tiempo y cómo podemos acabar con ello para ser en nuestro día a día más productivos.

El post de hoy tiene su porqué, y es que mucha gente me pregunta cómo puedo hacer tantas cosas, cómo me organizo o de dónde saco el tiempo. 

El tiempo, al fin y al cabo es el mismo para todos, creo, bajo mi opinión exceptuando algún caso, la mayoría de la falta de tiempo viene la falta de organización.

Para poder paliar con esto, en primer lugar es hacer explícito cuáles son nuestros principales ladrones de tiempo. Y pongo “nuestros” porque cada persona es un mundo y lo que para mi puede ser un ladrón de tu tiempo, para tí puede ser una oportunidad, o ni siquiera algo que te hayas planteado como ladrón de tiempo.

En el post de hoy quiero hacer explícito cuáles son, en general, esos ladrones de tiempo, también haré explícito cuáles son los míos, y algunas tareas o acciones para evitar en lo máximo posible estos ladrones y poder sacar más partido a nuestro tiempo.

Ladrones de tiempo

Objetivos confusos. Si no tienes claros tus objetivos, no podrás definir el trabajo a realizar ni planificarlo adecuadamente. Además, las prioridades cambiarán constantemente y generarán conflictos. Define claramente tus objetivos a corto, medio y largo plazo, y hazlo periódicamente. Separa lo importante de lo urgente.

No tomar decisiones. Esperar a tener toda la información necesaria para tomar una decisión puede provocar una crisis o que desperdicies una oportunidad. Toma las decisiones cuanto antes; en ocasiones será más eficiente decidir sin suficiente información. Las indefiniciones sólo generan más confusión.

No saber decir NO. Aceptar peticiones que no te aportan nada te hará perder muchísimo tiempo. 

Incapacidad de delegar. Si no delegas adecuadamente, terminarás haciendo cosas que otros pueden hacer mejor, más rápidamente y con menor coste. Y ese es un grave error.

Falta de concentración. Evidentemente, el trabajo excesivo, la fatiga, el estrés y otros factores pueden pasar factura. 

No establecer prioridades. Este ladrón temporal proviene de una serie de actitudes personales. A veces resulta difícil identificarlas, pero es necesario sentarse a hacerlo. Realizar primero tareas que no son importantes o urgentes puede conllevar que al final de la jornada queden, como es lógico, asuntos importantes o urgentes por acabar. Además, es fácil que aparezca la sensación de haber perdido el tiempo.

Mala comunicación. Cuando aceptes un trabajo o delegues una tarea, debe haber una comunicación clara. Transmite las necesidades con claridad y asegúrate de que el mensaje ha llegado correctamente. Escucha con atención. Si se hace mal el trabajo, habrá que modificarlo o rehacerlo, y eso supondrá romper tu actual planificación y entrar en estado de emergencia. Esto a mi a veces me ha pasado, acepto y luego me entran muchas dudas de qué tengo que hacer realmente. Estoy trabajando en ello.

Aplazar tareas. Si, de forma habitual, dejas para otro momento las tareas que menos te gustan, éstas terminarán volviendo con un efecto destructivo sobre tu organización personal (provocando el ya mencionado estado de emergencia). Hazlas cuanto antes y evitarás el estrés y la culpabilidad que se genera al aplazarlas.

Interrupciones. Además del tiempo que te quita una interrupción en sí misma, se necesitan una media de 15 minutos para recuperar la concentración perdida. Si tienes visitas inesperadas, pide disculpas e intenta posponerlas a un momento más adecuado. Corta de forma educada y firme a los pesados habituales de tu empresa (siempre los hay). Igualmente, con cortesía, corta las conversaciones teléfonicas innecesarias. Desconecta el móvil en los momentos que necesites máxima concentración. Usa técnicas como “timebox” y “pomodoro” para concentrarte en tareas y evitar la mayor parte de interrupciones.

Seleccionar demasiadas tareas. Al seleccionar demasiadas tareas para hacer y trabajar sin descanso para cumplir con todas, lo que se consigue es un gran agotamiento. ¿Por qué es el agotamiento uno de estos ladrones? Es más que probable que se cometan errores, como se comentaba anteriormente, y esto conlleva tener que repetir algunas de esas tareas, con su coste temporal correspondiente. Este ladrón también me persigue a mi, parece que más tareas a la vez terminas antes, pero al revés, mejor centrarte y poner foco en una tras otra.

Correo, redes sociales y mensajería instantánea. Pueden ser otra clase de interrupciones. Si los tienes abiertos, recibirás notificaciones, irás a verlas y querrás contestar. Ciérralo todo y planifica de 2 a 4 momentos al día en los que entrar, vaciar la bandeja de entrada y dejar todo en orden. Elimina los correos que no necesites.

Reuniones. Suelen hacer perder mucho tiempo, con el agravante de que afectan a mucha gente. Si 8 personas pierden 30 minutos en una reunión, son 4 horas de trabajo perdidas. En primer lugar, siempre hay que evaluar la necesidad de la reunión y convocar sólo a las personas implicadas. Se deben preparar correctamente de antemano, definiendo los temas a tratar y estableciendo un tiempo máximo, una agenda. 

Crisis o estados de emergencia. Son la locura. Todo se va al garete. La mayoría de ellas son consecuencia de algo que se hizo mal o no se hizo. Hay que prevenirlas en la medida de los posible. ¿Cómo? Definiendo claramente objetivos y tareas, organizando, planificando, tomando decisiones, comunicando con claridad, diciendo NO a lo innecesario, delegando correctamente, eliminando interrupciones… no permitiendo que te roben tu tiempo. Además, esto deben ser excepciones, y no la norma diaria.

Procrastinar.Si aplazas de manera habitual las tareas que no te gustan estás tirando piedras contra tu tejado. Sabes que esas tareas no van a desaparecer; aplazándolas solo consigues que se conviertan en urgencias más adelante.

Además, tener estas tareas pendientes, afecta a tu estado de ánimo; hace que te sientas culpable por no hacerlas y genera estrés. Para evitarlo, debes ser firme con tus obligaciones y cumplir con las tareas que te has propuesto.

No hacer horarios realistas. Es muy negativo hacer mal los horarios. Generalmente, se añaden más actividades de las que se pueden cumplir, de modo que siempre queda algo sin hacer, cuyo hueco en la agenda habrá quedado desplazado. Por otra parte, es muy frustrante la sensación de no cumplir el horario y no tiene sentido que esto suceda por un mal diseño del mismo.

Tratar de controlarlo todo. Intentar controlar todo es un mal muy extendido. Puede ser que se intente atender varios asuntos por no delegar en subordinados o compañeros, con lo que es imposible que todas las tareas queden bien hechas y la persona terminará sufriendo estrés laboral. Por otra parte, puede ser que se delegue, pero intentando controlar todo el proceso, en lugar de los resultados finales, por lo que la situación es muy similar.

Os dejo un resumen gráfico, a modo de bubble map todo lo anterior:

Terminando…

¿Cuántos de vosotros no tiene a diario alguno de los ladrones anteriores? ¿Cómo los soléis atajar?

Aunque generalmente se llaman ladrones de tiempo, una metáfora más adecuada sería equiparar con las máquinas de casino. Estas actividades, situaciones o personas, no vienen a ti y roban tu tiempo, como haría un ladrón. Lo que en realidad sucede es que tú, de forma voluntaria, decides gastar tu tiempo en estas actividades, igual que lo harías en una máquina de casino.

Este punto de vista puede ayudarte a tomar conciencia sobre quién es el verdadero responsable de estas pérdidas de tiempo. Si te roban no es culpa tuya y no hay mucho que hacer. Pero si entras en un casino a gastar tu dinero, está claro que eres el responsable.

La ventaja de ser el responsable es que tienes la capacidad de actuar para corregir tu conducta y evitar estas pérdidas de tiempo en futuras ocasiones.

Dejemos de echarle la culpa al tiempo, de echar balones fuera, y seamos autocríticos, hacer explícito nuestros ladrones y empezar a poner acciones para ganar a estos ladrones.

¡Feliz miércoles!

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