«No es la experiencia lo que nos hace sabios, sino la reflexión sobre ella.»
Confucio
Si algo he aprendido durante mi experiencia como agente del cambio, es que en las retrospectivas no debemos ceñirnos a la norma, a seguir solo una técnica, dinámica o pasos. Las retrospectivas son una herramienta clave en los equipos ágiles, pero pueden volverse monótonas si no se innovan. Está bien si una dinámica funciona, ¿pero quien dice que no encontrarás otra que funcione mejor?
De hecho, escribí un libro con Iratxe, para poder compartir con todos vosotros estas dinámicas, creativas, diferentes, etc., os dejo el enlace si no lo tenéis.
En el post de hoy os daré algunos humildes consejos, desde mi experiencia para no caer en retrospectivas aburridas. Así que allá vamos:
Varía el formato
Uno de los principales motivos por los que las retrospectivas pueden volverse monótonas es la repetición del mismo formato. Cambiar la estructura y las dinámicas no solo refresca la experiencia, sino que ayuda a que el equipo explore diferentes perspectivas sobre su trabajo.
Introduce dinámicas diferentes, os dejo este post con ideas. También puedes introducir dinámicas basadas en metáforas puedes cambiar el entorno físico, o la herramienta online donde las facilites. Puedes hacer retrospectivas temáticas, por ejemplo, de películas o series, me acuerdo que una vez hice una de juego de tronos porque a todo el equipo le gustaba esa serie y estaba estrenándose la temporada final.
Y por último usa juegos, yo uso muchas veces juegos de mesa, dados, cartas, para amenizar la sesión y sacar el máximo de ellas.
Cambiar regularmente el formato o las dinámicas no solo mantiene la energía alta, sino que permite al equipo reflexionar desde ángulos distintos, mejorando la calidad de los aprendizajes y las acciones futuras.
Usa técnicas visuales y creativas
Las técnicas visuales y creativas son herramientas poderosas para dinamizar las retrospectivas, ya que apelan a sentidos diferentes y permiten al equipo expresar ideas de manera no verbal, fomentar la colaboración y desbloquear nuevas perspectivas.
Usa representación gráfica de ideas, por ejemplo, tableros con posits, Kanban, esquemas visuales como mapas mentales.
También puedes usar herramientas interactivas, como miro, mural, Jamboard/FigJam FunRetro/Parabol…
El uso de colores y simbología puede mejorar la comprensión y priorización. Collages o dibuos colectivos fomentan la creatividad del equipo al trabajar juntos en una representación visual.
También puedes usar gráficos y visualización de datos para mostrar tendencias o resultados del sprint en formato gráfico.
Integrar técnicas visuales y creativas convierte a las retrospectivas en un espacio más dinámico y enriquecedor, donde las reflexiones no solo son útiles, sino también motivadoras y entretenidas.
Incorpora preguntas abiertas
El uso de preguntas abiertas en las retrospectivas fomenta la reflexión profunda, la creatividad y el intercambio de ideas sin limitar las respuestas a opciones predefinidas. Estas preguntas permiten explorar perspectivas diversas, abordar áreas clave y descubrir aspectos que podrían pasar desapercibidos en un formato más estructurado.
Te dejo un post sobre cómo hacer preguntas poderosas y la diferencia entre preguntas débiles y poderosas.
¿Por qué usar preguntas abiertas?
- Fomentan el pensamiento crítico: Las preguntas abiertas invitan a los participantes a reflexionar más allá de lo evidente.
- Promueven la creatividad: Permiten abordar problemas desde ángulos diferentes y proponer soluciones innovadoras.
- Generan mayor participación: Los miembros del equipo sienten que sus opiniones cuentan y pueden expresar ideas únicas.
- Detectan áreas ocultas: Ayudan a identificar problemas o puntos de mejora que no se habrían mencionado en un esquema cerrado.
A continuación, te dejo algunos consejos para implementar preguntas abiertas
- Sé específico pero no restrictivo: Evita preguntas demasiado generales como “¿Qué opinas del sprint?” y en su lugar plantea algo como “¿Qué podríamos hacer para que la planificación sea más clara?”
- Facilita la reflexión: Dale tiempo al equipo para pensar antes de responder. Puedes usar técnicas de silencio reflexivo.
- Fomenta la diversidad de respuestas: Asegúrate de que todas las voces sean escuchadas, evitando que unos pocos monopolicen la conversación.
- Guía hacia la acción: Después de reflexionar, conecta las respuestas con pasos concretos para que las ideas generadas se traduzcan en mejoras reales.
Incorporar preguntas abiertas hace que las retrospectivas sean más significativas, enriquecedoras y orientadas a la mejora continua.
Usa herramientas digitales interactivas
En equipos híbridos o remotos, las herramientas digitales interactivas son esenciales para facilitar retrospectivas dinámicas, participativas y visuales. Estas herramientas permiten que todos los miembros contribuyan de forma equitativa y en tiempo real, haciendo que las sesiones sean más efectivas y atractivas.
Puedes usar herramientas como Mentimeter o Poll Everywhere.
Las herramientas digitales no solo modernizan las retrospectivas, sino que las hacen más dinámicas, inclusivas y productivas.
Integra elementos lúdicos
Incorporar elementos lúdicos en las retrospectivas puede transformar sesiones monótonas en momentos dinámicos y memorables. El uso de juegos y dinámicas divertidas ayuda a relajar al equipo, fomentar la creatividad y fortalecer la conexión entre los miembros.
Puedes comenzar las sesiones con una actividad que anime al equipo y cree un ambiente positivo, como dos verdades y una mentira y luego utilizar construcciones de lego, mapas del tesoro o incluso un pequeño scape room. La creatividad no tiene límites.
Integrar elementos lúdicos en las retrospectivas no solo las hace más entretenidas, sino que también fomenta un ambiente donde las reflexiones son más genuinas, las ideas fluyen con mayor libertad y el equipo se siente más conectado.
Fomenta la rotación de facilitadores
Rotar a los facilitadores en las retrospectivas puede ser una estrategia poderosa para mantenerlas frescas, involucrar a todos los miembros del equipo y desarrollar habilidades de liderazgo.
Este enfoque promueve la diversidad de ideas y estilos, además de crear un sentido de propiedad compartida sobre el proceso de mejora continua.
Para esto, es importante definir bien las responsabilidades del facilitador y ofrece plantillas o guías para facilitar la preparación, especialmente si hay miembros con poca experiencia, pero por supuesto apoya a los facilitadores, y ninguna impongas, ellos deben querer.
Para esta opción hay dinámicas que funcionan bien, es decirpara facilitadores rotativos:
- Estilo libre: Permite al facilitador experimentar con su propio formato y dinámicas. Esto anima la creatividad y diversidad.
- Plantillas predefinidas: Proporciona un conjunto de plantillas para facilitar retrospectivas (e.g., Sailboat, Starfish, Mad Sad Glad) y permite que el facilitador elija una.
- Ruleta de retrospectivas: El facilitador usa una herramienta digital o física para seleccionar aleatoriamente el formato o dinámica de la retrospectiva.
La rotación de facilitadores en las retrospectivas no solo dinamiza el proceso, sino que también fomenta el crecimiento individual y colectivo del equipo. Es una práctica que refuerza la agilidad, empodera a los miembros y asegura que cada sesión sea única y enriquecedora.
Introduce reflexión individual previa
Incorporar un momento de reflexión individual previa a las retrospectivas permite que los participantes lleguen a la sesión mejor preparados, con ideas más claras y estructuradas.
Este enfoque también ayuda a dar voz a todos los miembros del equipo, especialmente a aquellos que tienden a ser más introvertidos o que necesitan más tiempo para procesar sus pensamientos.
Para mí, es importante una reflexión individual previa porque aumenta la calidad de las ideas, fomenta la participación equitativa, reduce la improvisación y previene sesgos grupales.
La reflexión individual previa es una práctica simple pero poderosa que asegura que las retrospectivas sean inclusivas, enfocadas y ricas en contenido.
Revisa los resultados del pasado
Revisar los resultados de retrospectivas anteriores es esencial para garantizar que las acciones acordadas se implementen y para evaluar su impacto. Este paso fomenta la responsabilidad, refuerza la mejora continua y demuestra que el tiempo invertido en las retrospectivas genera valor tangible para el equipo.
Para ello, puedes crear un espacio dedicado reservando los primeros 10’ de la retro para revisar las acciones pasadas y usar alguna herramienta visual en el que apoyarte.
Y algo importante para mí es documentar los aprendizajes, registra en un documento o tablero lo que funcionó y lo que no, asegurándote de que sirva como referencia para futuras sesiones. Y sobre todo visible y accesible a todo el equipo para tenerlos siempre presentes.
Revisar los resultados del pasado no solo aporta continuidad a las retrospectivas, sino que también demuestra que el equipo está comprometido con su mejora continua.
Incluye retroalimentación de la retrospectiva
Incorporar un momento para recolectar retroalimentación sobre la retrospectiva misma es una práctica crucial para mantenerla relevante, dinámica y valiosa para el equipo. Este proceso no solo mejora la calidad de futuras sesiones, sino que también demuestra que el facilitador y el equipo están comprometidos con la mejora continua.
Reserva los últimos 5-10 minutos de la retrospectiva para evaluar la sesión. Asegúrate de que el equipo entienda que el objetivo es mejorar el proceso, no criticar de manera personal.
Incluir retroalimentación sobre la retrospectiva misma asegura que el equipo no solo mejore su trabajo, sino también la forma en que reflexiona sobre él. Es una práctica clave para mantener las sesiones frescas, dinámicas y alineadas con las necesidades del grupo.
Terminando…
Las retrospectivas son una herramienta esencial en la mejora continua de los equipos, pero para que sigan siendo efectivas, deben evolucionar junto con el grupo. Incorporar diversidad de técnicas y enfoques no solo mantiene el interés y la energía en cada sesión, sino que también refuerza la calidad de las reflexiones y las acciones.
Para lograr esto, puedes:
- Varía el formato: Explora diferentes estructuras y dinámicas para evitar la monotonía y aportar nuevas perspectivas.
- Usa técnicas visuales y creativas: Aprovecha lo visual para representar ideas, patrones y emociones de forma atractiva y comprensible.
- Incorpora preguntas abiertas: Fomenta reflexiones profundas que impulsen conversaciones significativas.
- Utiliza herramientas digitales interactivas: Facilita la colaboración, especialmente en equipos remotos, con tecnologías que conectan y organizan.
- Integra elementos lúdicos: Añade diversión para relajar al equipo, estimular la creatividad y fortalecer la cohesión.
- Fomenta la rotación de facilitadores: Involucra a todos los miembros, desarrollando su sentido de responsabilidad y habilidades de liderazgo.
- Introduce reflexión individual previa: Permite que cada participante llegue preparado y con ideas claras.
- Revisa los resultados del pasado: Asegúrate de dar seguimiento a las acciones acordadas para mantener la responsabilidad y evaluar el impacto.
- Incluye retroalimentación de la retrospectiva: Mejora continuamente las sesiones adaptándolas a las necesidades del equipo.
Al implementar estas estrategias, no solo mantendrás las retrospectivas dinámicas, sino que también maximizarás su impacto en el desempeño del equipo. Una retrospectiva efectiva no es solo una sesión para mirar atrás, sino un espacio de aprendizaje colectivo que inspira, conecta y transforma. ¡Haz de cada retrospectiva una oportunidad para avanzar hacia un equipo más fuerte, ágil y cohesionado!
¡Feliz miércoles!
