«Dame seis horas para cortar un árbol y pasaré las primeras cuatro afilando el hacha.»

Abraham Lincoln

Hay sesiones de trabajo que llegas sabiendo exactamente lo que necesitas. Y hay otras en las que te sientas a preparar, abres un documento en blanco y te das cuenta de que tienes más preguntas que respuestas. El objetivo es claro, sí, pero el cómo llegar hasta ahí con ese grupo concreto, en ese momento concreto, con ese tiempo encima de la mesa… eso es otra historia.

Hace un tiempo empecé a preparar ese tipo de sesiones de una manera diferente. En lugar de buscar plantillas o tirar de dinámicas que ya conocía, abría una conversación con la IA y empezaba a pensar en voz alta con ella. Lo que pasó a partir de ahí cambió bastante mi forma de diseñar sesiones.

Lo que le cuento antes de pedirle nada

El primer paso, y el más importante, es el contexto. La IA no sabe nada de tu equipo ni de tu situación si no se lo cuentas, y cuanto más específica eres, más útil se vuelve la conversación.

Lo que le suelo dar antes de pedirle cualquier propuesta es esto: quiénes son las personas que van a estar en la sala (o en la pantalla), qué rol tienen, cómo se relacionan entre ellas y qué nivel de familiaridad tienen con el tema. Luego, qué está pasando: cuál es el punto de partida, qué saben ya, qué no saben o qué puede estar generando fricción. Y después, qué quiero que ocurra al salir: qué decisiones deben tomarse, qué claridad debe haber que antes no había, qué tiene que sentir el grupo al terminar.

El tiempo también importa. No es lo mismo diseñar para noventa minutos que para medio día. Y el formato, si es presencial, remoto o híbrido, cambia completamente lo que es posible hacer.

Con esos inputs, la IA deja de ser una caja genérica y se convierte en algo parecido a un espejo donde afinar las ideas antes de llegar a la sala.

Lo que ocurre cuando la dejas entrar en el debate

Lo que más me sorprendió no fue que me diera una estructura ordenada, sino que cuando yo cuestionaba algo, respondía con argumentos. Si le decía que una dinámica me parecía demasiado intensa para el momento del grupo, no simplemente la cambiaba, me explicaba por qué la había incluido, me ofrecía una alternativa y me preguntaba qué señales tenía yo para hacer esa lectura.

Eso fue un punto de inflexión. No estaba usando la IA para que hiciera el trabajo, estaba pensando con ella. Y esa distinción importa mucho.

Diseñar una buena sesión de trabajo requiere tener muy claro el por qué detrás de cada decisión: por qué este ejercicio y no otro, por qué este orden, por qué dar diez minutos aquí y veinte allá. Debatir con la IA me obliga a articular esos por qués, y eso hace que llegue a la sesión con una claridad que no siempre tenía cuando preparaba sola.

El protocolo que uso ahora

Con el tiempo he ido refinando cómo estructuro esas conversaciones previas. No es un proceso rígido, pero sí tiene una secuencia que me funciona.

Primero, el contexto humano: quién es el grupo, qué dinámica tienen, si hay tensiones o alianzas que conviene tener en cuenta, cuánto tiempo llevan trabajando juntos. Segundo, los inputs de la sesión: qué información traen los participantes, qué trabajo previo existe, si hay algo que esté explícitamente fuera de lo que se va a abordar. Tercero, los outputs esperados: qué tiene que ser diferente al salir, si hay decisiones que tomar o solo explorar, cómo se medirá que la sesión fue útil. Cuarto, las condiciones: duración, espacio, herramientas disponibles, si facilito sola o con alguien más.

Y siempre le pido que me cuestione. Que si algo no cuadra en lo que le cuento, me lo diga. Porque a veces la incoherencia está en mis propias premisas, y necesito que alguien me la señale antes de que la sesión empiece.

Lo que la IA no puede hacer

Aquí viene la parte que me parece igual de importante contar. La IA no estuvo en las conversaciones de pasillo que me dieron información clave sobre el grupo. No sabe qué pasó en la última reunión que dejó a alguien callado. No conoce la historia no escrita de por qué ciertos temas generan más resistencia de lo que parece lógico.

Todo eso lo pongo yo. Y todo lo que la IA propone pasa por mi criterio antes de llegar a la sala. A veces descarto el ochenta por ciento de lo que genera. Otras me quedo con una sola pregunta de todo lo que me ofrece, pero esa pregunta es exactamente la que necesitaba.

La IA completa mis ideas, no las sustituye. Entra en debate conmigo, pero la decisión final siempre es mía. Y cuando llego a la sesión, llego habiendo pensado más y mejor de lo que habría pensado sola. Como recoge Liz Wiseman en Multipliers, las personas que más impacto generan no son las que tienen todas las respuestas, sino las que hacen las mejores preguntas. La IA, bien usada, me ayuda a llegar a esas preguntas.

Terminando…

No todas las sesiones necesitan este nivel de preparación. Hay reuniones que se resuelven con un orden del día claro y poco más. Pero cuando el grupo es complejo, el tema lo es, o el resultado importa de verdad, sentarme a pensar con la IA antes de diseñar marca la diferencia.

Si tienes curiosidad sobre cómo funciona esto en la práctica, cómo formulas las preguntas, qué pasa cuando la IA y tú no estáis de acuerdo o cómo adaptas lo que genera al contexto real, escríbeme o déjame un comentario. Estoy encantada de contarte más.

¿Tú ya usas la IA para preparar tus sesiones, o todavía eso te suena a territorio por explorar?

¡Feliz miércoles!