Delegation Poker & Board

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“Todo lo que una persona puede imaginar, otros podrán hacerlo realidad”.  

Julio Verne

En el día de hoy os traigo una herramienta muy potente, seguro que muchos ya la conocéis, pero no por ello quería dejar de escribir sobre el Delegation Board de Management 3.0.

Antes de seguir, os dejo varios posts sobre Management 3.0, que ahora que lo veo, son pocos =):

Como veis, sobre este tema, solo he escrito estos tres que recuerde y haya encontrado, así que me he propuesto de vez en cuando ir escribiendo sobre cada una de las prácticas de Management 3.0.

Escribí sobre la historia, y mi propio Moving Motivators, por lo que hoy quería escribir sobre el Delegation Póker & Board porque además es una herramienta muy poderosa y que en cualquier momento podemos utilizar, tanto para nosotros mismos, como para los equipos o líderes que estemos acompañando.

Así que vamos allá.

Cuándo usar esta práctica

Para mí, lo primero de todo que cualquier persona líder en una empresa, la delegación es una tarea o una habilidad que tiene que tener. Ya no vale eso de controlar y mandar, tenemos que confiar en nuestro equipo y saber delegar, y voy más allá, por nuestra salud mental, al final no podemos con todo y acabamos petando.

Por otro lado, la capacidad de delegar es clave para poder avanzar en la agilidad organizacional: descentralizar la toma de decisiones permite adaptarse más rápidamente a los cambios, reaccionando a la velocidad que demanda el negocio. Por lo tanto, cada vez que tengamos ocasión de delegar, hagámoslo.

También en pro de nuestros equipos. Ellos se van a sentir más confiados, y que confías en ellos, van a estar más motivados, implicados, y eso hará que tu equipo avance a un equipo de alto rendimiento, claro que con otras características.

Qué es Delegation Poker & Board

Es una práctica que combina dos herramientas, por un lado, un juego formado por 7 cartas con diferentes niveles de delegación, y por otro lado una tabla o board donde se reflejan estas 7 cartas con las diferentes situaciones o escenarios a delegar.

Cada una de estas cartas refleja un nivel de delegación, ordenado del 1 al 7, para cada decisión en particular: el 1 refleja el grado de delegación más bajo y el 7 la máxima descentralización del poder.

A continuación, os dejo las cartas oficiales de Management 3.0 en español, aunque las podéis conseguir aquí en cualquier idioma ofrecido, además, también puedes leer el post original del autor:

Cartas de delegación

Lo más importante es que por medio de interacción de las personas se llegan a acuerdos cocreados para delimitar responsabilidades. Cuando haces partícipe a la gente en herramientas como este tipo, los equipos están más comprometidos por hacerles partícipes.

En cuanto al tablero, podría tener un aspecto como el siguiente:

Delegation Board

En este tablero deben quedar claros los acuerdos de delegación alcanzados por los líderes y sus equipos en cada escenario.

¿Cómo llevar a la práctica?

El juego comienza repartiendo un set de cartas a cada uno de los participantes. Por lo que habrá que tener un mazo de 7 cartas por cada persona participante. Lo siguiente es identificar una responsabilidad, donde se aclara la situación actual, se plantean las dificultades que se presentan a diario y se propone lo que se espera.

Como en un jugo de póker, cada participante selecciona una carta y la arroja boca abajo. Una vez todas las personas seleccionaron su carta, se da vuelta a todas las cartas y se analizan los resultados.

Se genera una conversación donde el más bajo y más alto tienen prioridad para explicar el porqué de su votación. Una vez se converse el primer resultado se recogen las cartas y se vuelve a votar hasta que se llegue a un consenso. 

Esta parte es lo mejor, lo potente de la práctica, la conversación y los acuerdos cocreados.

Un ejemplo puede ser “Seleccionar Fechas de Vacaciones”, ¿quién debe decidir sobre las fechas?, el líder, los colaboradores, debe ser acordado. 

También es importante que se anote la responsabilidad en la columna de Área Clave de decisión y se selecciona el nivel de delegación que se desea para esa actividad. De ahí se procede a acordar el responsable de la actividad. 

Un ejemplo puede ser el de un agente de cambio que quiere empoderar a sus equipos “Facilitar la sesión de mejora continua”, ¿a qué nivel y quien podría facilitar la sesión?, el agente de cambio y su equipo llegan a un acuerdo sobre la responsabilidad. 

Es recomendado usar cuando se quieren delegar algunas actividades y responsabilidades a un grupo de personas. Ayuda a generar la auto asignación y seleccionar el empoderamiento donde se considere se puede aportar más. 

Os dejo un esquema rápido y visual a modo de chuleta ;P:

Cómo llevar a la práctica el delegation poker & board

Algunos consejos para usar esta práctica

  • Es bueno tener claras las áreas de responsabilidad y los responsables actuales antes de comenzar.
  • Es conveniente fijar las expectativas para no generar frustración.
  • Hay que plantear el juego en positivo (nunca para presionar a nadie).
  • Se debe definir un plan de acción para implementar los cambios de nivel.
  • Se debe revisitar el ejercicio cada 3 a 6 meses.

¿Algún consejo más? Si en algún momento queréis que profundice más en estos consejos decírmelo en comentarios y hago un post a parte.

Terminando…

Para acabar, contando un gran beneficio, y si queréis también, en otro post escribo más, es que, al llegar a un consenso, nos aseguramos de que algunas decisiones no tengan que esperar a la aprobación de nadie para llevarse a cabo, evitando así los cuellos de botella y logrando que la transformación fluya de manera más ágil.

¿Qué pensáis vosotros? ¿Lo habéis llevado a cabo? Yo sí, una vez, y fue muy potente, lo único que puedo contar la experiencia, pero ocultando o pixelando la info por motivos de confidencialidad, que además ya no estoy en esa empresa.

¡Feliz miércoles!

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