Mi experiencia con equipos distribuidos

“El trabajo en equipo es el secreto que hace que la gente común logre resultados poco comunes«

Ifeanyi Onuoha

Hoy en día, cada vez más empresas gestionan sus proyectos a lo largo de varias ubicaciones, aprovechándose de las nuevas tecnologías y del talento global para impulsar sus proyectos al siguiente nivel.

Pero, mientras que los equipos remotos disfrutan de muchas ventajas, uno de los desafíos centrales a los que se enfrentan es el de la comunicación, colaboración, bajo mi punto de vista, y el sentimiento de equipo, que muchas veces se forja en el día a día.

Hoy quería hablar de este tema, porque llevo un año trabajando prácticamente con equipos distribuidos, y antes no lo había hecho mucho, no tan cercanamente, y he tenido muchos aprendizajes.

Los miembros de equipos que trabajan en el mismo lugar tienen muchas oportunidades de interactuar, ya sea mediante reuniones estructuradas o en conversaciones informales de las que surgen nuevas ideas. Pero los miembros de un equipo distribuido geográficamente tienen que ser mucho más intencionales en relación con la comunicación y el hecho de mantener a todo el mundo informado.

Es a uno de los problemas que más me he enfrentado, que la información fluya y que esas personas en remoto se sientan parte del equipo, integrados como uno más.

Uno de los errores que he cometido, es tratar al equipo distribuido como en remoto, y muchas cosas genial, pero en otros sentidos, no funcionaba igual. Tuve que ir aprendiendo poco a poco, escuchando a todos, y preguntando, para mi era prioridad que se sintieran uno más del equipo.

Las retros, dinámicas de “toma de conciencia” o de generación o potenciación de habilidades, no hacía, simplemente me aseguraba de hacer retros, que sacasen mejoras, pero la técnica tradicional (que ya escribí sobre cómo preparar retros, os dejo el post). Tras indagar, pensar, hablar con compañeros, y sentir yo, que me faltaba algo, que quería trabajar más cosas con los equipos, bueno se me empezaron a ocurrir ideas.

Alguno de los aprendizajes durante este año, con respecto a equipos distribuidos

Creo importante tener en cuenta algunos aspectos cuando tenemos equipos en remoto, y que seguramente sean los mismos o sirvan también para cualquier equipo:

Establecer reglas básicas

O lo que es igual, una alianza de equipo.

Determinar una serie de reglas básicas para los procesos de trabajo, la comunicación y la organización del equipo ahorrará un montón de tiempo cuando se trate de mantener a tu equipo al día y de hacer que todos cuenten con la misma información. 

Estableciendo las mismas reglas y consiguiendo que se adhieran a ellas, consigues minimizar el riesgo de que se escape algo importante.

Gestionar detenidamente las cargas de trabajo

Para optimizar la productividad del equipo y evitar que se dupliquen los esfuerzos, observa atentamente la carga de trabajo de tu equipo y sé muy claro con los encargos y las responsabilidades.  

Si la tarea es nueva y no es típica, hay que asegurarse de que el acordado ha entendido claramente las metas y el resultado que se espera al finalizarla, y muy importante el para qué para mantener el foco. 

Mantener una comunicación constante

Los miembros del equipo remoto deben disponer de un modo adecuado para comunicarse con el resto de compañeros. Resulta vital hacer que las ideas sigan fluyendo, que las fechas de entrega y responsabilidades estén claras y que las transferencias de información y los flujos de trabajo sean transparentes. 

Tener líneas de comunicación abiertas también garantiza que los planes y las actualizaciones no se quedan dispersos entre los correos electrónicos de todos o los almacenamientos personales, sino que se comparten con todos los implicados. 

La buena comunicación ayuda a establecer una atmósfera de equipo positiva y una cultura de colaboración. Además de discutir sobre cuestiones relacionadas con el trabajo, anima a tu equipo a compartir noticias personales, artículos divertidos, fotos de sus vacaciones, etc. 

Creo también que las relaciones entre compañeros remotos se ven beneficiadas enormemente de las reuniones cara a cara ocasionales, así que intenta juntarlos en persona, aunque sea solo una o dos veces al año. 

Terminando…

Teniendo claro estas cosas, hay que elaborar acciones adaptadas a equipos en remoto. Crear una alianza, unas retros adaptadas en las que se trabajen la comunicación, la colaboración, la relación del equipo, o incluso fuera de la retro, crear dinámicas que unan al equipo.

Últimamente, he estado muy enfocada a buscar dinámicas que pueda aplicar con equipos remotos de toma de conciencia de la situación del mismo, de comunicación, de conocerse mejor. Me doy cuenta que ese tipo de dinámicas mejoran las relaciones y el ambiente y ayudan al equipo a estar más relajado, pensar mejor, y ser más autocríticos.

Espero que os sirva de ayuda, se que muchas o todas son aplicables a equipos no en remotos, pero darme cuenta por mi misma, y llevarlo a ese terreno me ha hecho crecer mucho como Scrum Master y dar un paso más en mi carrera profesional, aunque parezca una tontería.

Si queréis que comparta esas dinámicas de conciencia o ponga ejemplos, no dudes en comentármelo, lo tengo pendiente, pero si os resulta de ayuda, puedo darle más prioridad.

¡Feliz miércoles!

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