¿Tú también sientes que pierdes el tiempo en las reuniones?

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4 octubre, 2017 por mmoralesmc

La reunión es una importante herramienta de trabajo y de comunicación a la que dedicamos mucho tiempo y energía, pero los resultados obtenidos casi nunca corresponden al esfuerzo invertido.

Horas y más horas de calor, de frío, de can- sancio, de sueño, de humo y café. Horas y más horas robadas a nuestra vida familiar y a nuestro desarrollo personal, para conseguir tan pobres resultados, hacen urgente el aprendizaje de técnicas que nos aseguren el pleno cumplimiento de los objetivos por los que nos reunimos…

Javier del Valle Vergara

Son escasos los libros que tratan de manera expresa las formas, técnicas o procedimientos para mejorar las reuniones.

Ahora que vuelvo a trabajar, ya llevo dos meses, he visto una gran necesidad de este tipo de técnicas. En el mundo organizacional, las reuniones son una gran herramienta de comunicación, pero tienen un doble filo, y también pueden ser causa de pérdida de tiempo y cansancio.

Las reuniones son una realidad que responde a unas necesidades y parecen ser algo importante (al menos por la energía y tiempo que le dedicamos), tal que como yo digo que muchas veces se padece “reunionitis” como enfermedad de las reuniones.

En la mayor parte de las reuniones de trabajo  se suele perder mucho tiempo, lo que hace que sean poco efectivas.  El principal culpable de la inadecuada gestión del tiempo suele ser la falta de organización y priorización.

Con esto de la agilidad (ya sabéis que yo soy Scrum Master), entre dailys, planificaciones, refinamientos… Son muchas las reuniones que hay que mantener. De ahí que haya querido escribir sobre esto, para que estas reuniones tan integradas en nuestro día a día, sean más eficaces y podamos sacar el máximo partido de ellas, y no todo lo contrario.

En primer lugar, para averiguar si en tu organización sabéis organizar reuniones eficaces me gustaría que te preguntaras:

  • ¿Tengo siempre claro el objetivo de las reuniones a las que asisto?
  • ¿Empiezan y acaban a la hora planeada?
  • ¿Se tratan todos los temas previstos o se va saltando de una conversación a otra sin ningún orden?
  • ¿Definimos una lista de acciones y un calendario de ejecución?

Estas preguntas, para mi son un gran empiece en este tema. Si puedes contestar positivamente a muy pocas de estas preguntas es que no optimizáis las reuniones, por lo que deberíais implementar un proceso para mejorar este problema.

Antes de seguir, definir para mí lo que es una reunión: una actividad que se genera en una situación de grupo, en un momento y espacio determinados y que tiene un objetivo especifico.

También podemos clasificar las reuniones según el número de asistentes. Hay reuniones de grupos pequeños (3 a 9 personas aproximadamente), reuniones de grupos medianos (10 a 20 personas) y reuniones de grupos grandes (20 a 40 personas). Algo muy importante a tener en cuenta sobre todo a la hora de aplicar técnicas de eficacia de reuniones. Cuanta más gente, más hará falta estar “controlada”.

No me voy a extender con esto de los tipos de reuniones que existen, porque no es el objetivo del post ,pero si quería mencionarlo para tenerlo en cuenta.

Primero, y antes de convocar cualquier reunión, tienes que hacerte una pregunta fundamental: «¿Es imprescindible organizar esta reunión?» Plantéate si no hay otro modo más eficaz de solucionar el tema a tratar (email, vídeo conferencia, etc.).

Piensa que también existen herramientas que permiten hacer reuniones online a través de videoconferencias entre los miembros. Si optas por esta forma podrás evitar desplazamientos y ahorrar gastos.

También podemos hablar de tipos de roles que se pueden dar en una reunión, tanto positivos (Son aquellos que ayudan a la tarea y el buen funcionamiento del grupo) como negativos (Son aquellos roles que perturban el buen funcionamiento del grupo y obstaculizan el trabajo en las reuniones) pero es un tema que dejaré para otro post.

Todo lo necesario para hacer las reuniones eficaces

Lo primero de todo, es determinar si realmente es necesario realizar la reunión, como comentaba antes. Una vez que hayamos determinado que verdaderamente es necesario que realicemos una reunión deberemos proceder a planificarla adecuadamente, ¿cómo?.

Antes de la reunión

  • Prepararla con tiempo suficiente. Definir el objetivo de la reunión y los temas a tratar.
  • Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán. Sólo debemos escoger a aquellas personas cuya presencia sea necesaria. Cada uno de los asistentes debería ser responsable de intervenir en un punto de la reunión. Nadie debería ir de “oyente”.
  • Calcular la duración de la reunión. Para que una reunión sea eficaz, no debería exceder de una hora, como mucho hora y media. Más allá de este tiempo, la atención y participación de los asistentes irá decreciendo. Además, reservar tiempo para ruegos y preguntas al final.
  • Crear un planning de la reunión. En este documento se especificará el motivo de la reunión, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán, los tiempos que se dedicarán a cada cuestión y ddjuntar la documentación necesaria a la convocatoria.
  • Convocar con antelación suficiente a los asistentes para que tengan tiempo para preparar sus intervenciones. Para ello, elegir una hora y un día. A veces, es complicado conseguir alinear las agendas de todos los asistentes y por ello recomendamos que te ayudes de herramientas de planificación
  • Enviar el planning a todos los participantes y la convocatoria, como mínimo una semana antes de la reunión.
  • Para cuando sea la reunión, tener en cuanta el preparar el espacio. Asegurarse de pedir todo el material necesario (cañon, wifi etc.) para que los asistentes puedan llevar a cabo su intervención.

Durante la reunión:

  • Comenzar a tiempo. La puntualidad es un aspecto fundamental. Debemos tratar de comenzar y acabar a la hora marcada. ¡El tiempo es oro!
  • Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales. Se indicará la importancia de los temas que se van a tratar, el motivo principal de la reunión, los objetivos que se pretenden conseguir y se propondrá el método de trabajo a seguir así como las normas de participación e intervención.
  • Seguir el desarrollo previsto en el plan. Procurar que siga el curso y el enfoque previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evitando tratar temas no contemplados en el planning. Realizar síntesis en cada etapa.
  • Tratar en medio de la reunión los temas más importantes.
  • El coordinador de la reunión debe centrarse en dirigir el proceso de los debates, pero no su contenido. Debe velar por el avance y progresión en el desarrollo de la reunión. Un aspecto especialmente importante es que incite a hablar a los participantes. Es fundamental buscar la participación activa de los asistentes, de esta forma sacaremos más provecho a su asistencia.
  • No dejar que algunos se impongan y acaparen la reunión, ya que esto podría afectar negativamente al clima positivo de comunicación y cooperación que debemos tratar de crear y mantener.

Al finalizar la reunión

El cierre es la fase más importante. Es el momento de definir acciones, los responsables de cada una de ellas y los plazos de ejecución (todo ello deberá constar claramente en el acta).

  • Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias, comentarios…
  • Sintetizar las conclusiones esenciales
  • Resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados.
  • Agradecer la participación de los asistentes.

Después de la reunión

El acta. Se debe designar alguien para tomar nota; alguien que la redacte. Asimismo, todos los asistentes deberían tomar nota durante una reunión, apuntar las tareas que tiene asignadas para que, una vez finalizada, puedan planificar la ejecución de las mismas.

  • Confeccionar un sumario de la reunión que se enviará a todos los participantes durante los días siguientes. Este sumario debe contemplar si se han conseguido cumplir los objetivos previamente marcados, las tareas que se hayan podido encomendar a los diferentes participantes, el tiempo que disponen para llevarlas a cabo, las conclusiones más importantes, los acuerdos adoptados…
  • Si fuera necesario se convocaría a los asistentes a la siguiente reunión.

Terminando…

Algunas empresas y organizaciones logran celebrar sus reuniones con gran éxito. Estas reuniones no solo son espontáneas y agradables, también son breves y concisas. Promueven acciones y resultados, lo que ahorra tiempo, dinero y desplazamientos, y aumenta la eficacia.

No es imposible. Si sigues los consejos de este post, poco a poco, conseguirás ir mejorando esas reuniones tan interminables…

¡Feliz semana!

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