[Experiencia] Cynefin: Conociendo los niveles de complejidad

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“Todo es muy difícil antes de ser sencillo.” 

Thomas Fuller

Una de las cosas que aprendí este año pasado y lleve a la práctica junto a mis compañeras Iratxe e Inma es sobre Cynefin y cómo llevarlo a la práctica.

Antes de ir a lo que es la práctica y experiencia, voy a contar un poco de qué va esto de Cynefin.

Cynefin

Cynefin se trata de una palabra de origen galés que significa “hábitat” como sustantivo, y “habitual” como adjetivo, para intentar expresar la naturaleza evolutiva de los sistemas complejos, como lo son esas organizaciones cada vez más complejas. Según Dave Snowden, el Cynefin nació para mejorar tanto la percepción y como la comprensión de las situaciones que vive una organización y capacitar para tomar las decisiones correctas según el contexto en el que se encuentre.

En concreto, el marco consta de cuatro dominios: obvio, complicado, complejo y caótico (con el desconcierto o desordenado en el medio).

Marco Cynefin

Simple

Todo es conocido. Una de las características principales de los dominios simples son las relaciones de causa y efectos fáciles de percibir para todos. De este modo, la forma de toma de decisiones es asumida con naturalidad por el conjunto de la organización y se es capaz de dar una respuesta correcta en todo momento. Percibir, establecer categorías y responder son las acciones que priman en este contexto para los líderes de las organizaciones.

Complicado

Este es el escenario en el que se sabe lo que no se sabe. Las relaciones causa y efecto siguen existiendo, aunque ya no son tan claras como en el dominio simple. Además, ya no hay una sola respuesta. Se necesita experiencia y capacidad de análisis, y para ello como norma general se va a requerir expertos, consultores para que ayuden a los líderes a tomar las decisiones correctas. En este caso, percibir, analizar y responder son las acciones que requieren un escenario complicado.

Complejo

El dominio de lo desconocido, de donde no se sabe lo que no se sabe. Las organizaciones no pueden predecir los resultados porque la relación entre causa y efecto, aunque existe, no se puede localizar y, como en el ejemplo de la selva, es imposible determinar si una respuesta concreta va a suponer el mismo resultado en cualquier otro momento. Y como con la selva, la ayuda de expertos no tiene que llevar a los líderes hacia las respuestas correctas. Sondear, percibir y responder son las acciones propias del contexto complejo.

El dominio complejo se corresponde con la mayoría de las organizaciones actuales, alejadas de las formas tradicionales de gestión, mucho más elementales.

Caótico

Como su nombre indica, se trata de un contexto en el que es imposible tratar de encontrar respuestas correctas, muy difícil encontrar relaciones claras de causa y efecto, patrones o la ayuda de expertos. La organización necesita estabilizar la situación y contener el desorden. Actuar, percibir y responder son las claves de este cuarto cuadrante.

Desordenado

Cuando, una vez que se ha realizado el análisis, los líderes de una organización no son capaces de determinar en qué contexto se encuentra, es posible que la respuesta sea el dominio del desorden. En tal situación, la gestión correcta sería el análisis por partes de la organización, para intentar situar cada una de ellas en el dominio que les corresponden, y pasar entonces a actuar sobre las distintas partes según su dominio.

Llevando Cynefin a la práctica

El objetivo del juego es identificar en qué nivel de complejidad está nuestra organización y nosotros mismos. Además de hacer conscientes de lo fácil que es pasar de la simplicidad a lo complicado, por ello tener siempre “lo simple” en la cabeza  a la hora de hacer las cosas.

El material es simple: unos legos, y para despistar puedes poner folios o postit y rotuladores.

Empecemos con el juego en cada uno de los niveles…

Simple

Objetivo: Ordena los bloques por colores, tan rápido como te sea posible. Haz un montón por cada una de las piezas especiales que encuentres.

Tiempo: 7’

Posibles preguntas a realizar tras completar el ejercicio:

  • ¿Cuánto tiempo necesitasteis para planear?
  • ¿Como fue la comunicación? 
  • ¿Cuántos líderes y seguidores había en tu equipo?

Os enseño una foto final de este ejercicio

Cynefin Simple

Las mejores prácticas más comunes emergen de los distintos grupos. Es importante analizar las estructuras de comunicación y la forma en que la gente ha tomado las decisiones.

Complicado

Objetivo: Construye una estructura (torre), tan pronto como sea posible, de acuerdo a las siguientes reglas: Por lo menos 20 bloques de altura, patrón de colores consistente y cada bloque que añadas a la estructura no puede ser mayor que el anterior.

Tiempo: 7’

Posibles preguntas a realizar tras completar el ejercicio:

  • ¿Cuales son las diferencias con el ejercicio simple?
  • ¿Cuánto tiempo necesitasteis para planear?
  • ¿Como fue la comunicación? 
  • ¿Cuántos líderes y seguidores había en tu equipo?

A continuación, una foto de un ejemplo de los talleres de este reto:

Cynefin Complicado

En este caso es posible que cada equipo haya adoptado diferentes prácticas produciendo resultados diferentes. No hay mejores prácticas sino muchas buenas prácticas. Es importante analizar las estructuras comunicativas y la forma que la gente ha tomado las decisiones y han acordado que hacer

Complejo

Objetivo: en primer lugar, decidir en 30 segundos si queréis construir un animal o un vehículo. Después, trabajar siguiendo las siguientes reglas: Como en el ejercicio anterior, hay que construir (lo elegido) siguiendo un patrón consistente de color. Cada color sólo lo puede tocar un miembro del equipo. No podéis hablar. Cada 2 minutos, tenéis que cambiar mesas, llevándoos vuestro trabajo pero no el material sobrante.

Tiempo: 3’’ para decidir qué construir y 7’ para contruir.

Posibles preguntas a realizar tras completar el ejercicio:

  • ¿Qué diferencias habéis visto comparadas con el problema simple/complicado?
  • ¿Como ha sido la comunicación? ¿Cuantos líderes y seguidores había en tu equipo?
  • ¿Que tipo de retroalimentación teníais para conseguir llegar a una solución?
  • ¿Habría habido alguna diferencia is hubierais tenido cinco minutos para hablar y planificar antes de empezar a construir?

Os enseño una foto final de este ejercicio

Cynefin Complejo

Aquí suelo notar un comportamiento emergente claro, donde mucha gente se sorprende de cómo la prohibición de comunicación verbal evita que empiecen discusiones interminables, mientras que probar a construir algo juntos da lugar a nuevas ideas e inspiración a cada paso. 

La gente suele confundir no hablar con no comunicarse, y eso es importante destacar porque no dan gran importancia a otras formas de comunicación.

Caótico

Objetivo: el objetivo es similar a la del ejercicio anterior, pero ahora hay que construir un edificio o una planta y debe ser una decisión en el momento, sin dejar esos 30’’. Las mismas reglas que el ejercicio anterior. De forma aleatoria, el facilitador toca el hombro a un miembro del equipo y le indica otra mesa. Inmediatamente esa persona se une al otro equipo.

Tiempo: 7’

Posibles preguntas a realizar tras completar el ejercicio:

  • ¿Qué diferencias habéis visto comparadas con el problema simple/complicado?
  • ¿Como ha sido la comunicación? 
  • ¿Cuántos líderes y seguidores había en tu equipo?
  • ¿Como ha sido perder un miembro del equipo? 
  • ¿Cómo unirte a otro equipo?
  • ¿Cómo este pequeño cambio supone una diferencia tan grande?

Os enseño una foto final de este ejercicio:

Cynefin Caótico

Terminando…

A continuación, os muestro la imagen final con todas las reflexiones obtenidas:

Y feedback obtenido en uno de esos talleres:

Cynefin Feedback

Ya llevo dados 4 talleres sobre cynefin y me impresiona que en cada uno de ello observo comportamientos muy diferentes y otros patrones comunes. Al principio, también todos se quedan confusos con el taller, pero al finalizar el feedback es muy bueno.

Ya tenemos planeados algún taller más, pero quería subir este post, aunque ya haya uchos escritos sobre ello, sobre todo aportando imágenes de talleres reales, y reflexiones de uno de ellos.

¡Espero que tengáis un gran miércoles!

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