«No es que tengamos poco tiempo, sino que perdemos mucho.»

— Séneca

Hay semanas en las que termino el viernes muy orgullosa, porque aplicando todo esto he conseguido muchas cosas. La agenda estaba llena, el móvil no dejó de sonar, las tareas se tacharon una detrás de otra, y he podido conseguir la mayoría de mis objetivos semanales. No obstante, no siempre es así: hay otras semanas en las que, con ese mismo ritmo, termino sin poder decir con claridad qué he conseguido, aunque no he parado ni un momento, y queda esa sensación incómoda de haber corrido mucho sin avanzar demasiado. Llevo tiempo dándole vueltas a esa paradoja, porque me pasa a mí y se la escucho describir, con otras palabras, a casi todas las personas con las que trabajo.

Nos han enseñado a medir la productividad por el movimiento: cuántas reuniones, cuántos correos, cuántas tareas cerradas en el tablero. Pero el movimiento no es lo mismo que el avance, y confundir una cosa con la otra es probablemente el error que más nos agota. Se puede estar ocupada todo el día y terminar exactamente en el mismo sitio del que se salió por la mañana.

La trampa de estar ocupada

Ocupación y productividad no son sinónimos, aunque el ritmo del trabajo actual las trate como si lo fueran. Estar ocupada da una sensación inmediata de estar haciendo algo importante, porque el cuerpo y la mente perciben la actividad como progreso. El problema es que muchas de esas actividades son urgentes sin ser relevantes: responder rápido, apagar fuegos, estar disponible. Ninguna de ellas nos acerca necesariamente a lo que de verdad importa.

Lo he visto con claridad en equipos que llenan cada sprint hasta el límite, convencidos de que un backlog vacío es sinónimo de éxito, y terminan entregando funcionalidades que nadie termina de valorar del todo, porque no hubo tiempo real de pensarlas bien. La ocupación llena el calendario, pero no siempre llena el propósito.

Dejar de correr sin llegar empieza por hacer esa distinción antes de aceptar la siguiente tarea: ¿esto me acerca a algo que me importa, o solo me mantiene ocupada?

Esa pregunta incomoda, porque muchas veces la respuesta honesta es que no lo sabemos. Aceptamos tareas por costumbre, por miedo a decir que no, o porque decir que sí da una sensación momentánea de estar contribuyendo. Nadie pregunta en una reunión si de verdad hace falta esa reunión, y así se van acumulando compromisos que, uno a uno, parecen razonables, pero que juntos terminan formando una agenda que no deja espacio para pensar.

Ritmo sostenible, no ritmo heroico

En el mundo ágil llevamos años hablando de esto, aunque a veces se nos olvida aplicarlo. Uno de los principios del Manifiesto Ágil dice, casi literalmente, que los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenible, y que promotores, desarrolladores y usuarios deberían poder mantener un ritmo constante de forma indefinida. No habla de esfuerzo máximo puntual, habla de constancia sostenida en el tiempo. Y ese matiz cambia todo.

El ritmo heroico funciona una vez. Sirve para lanzar algo urgente, para responder a una emergencia real, para cerrar un proyecto en una fecha imposible. El problema aparece cuando ese ritmo de excepción se convierte en la norma, porque entonces deja de ser heroísmo y se convierte en desgaste silencioso. Un equipo que corre en modo sprint permanente no está siendo más productivo, está gastando de forma anticipada una energía que no se va a poder reponer al mismo ritmo con el que se consume.

Sostenible no significa lento. Significa que se puede mantener sin romperse. Un ritmo que solo funciona durante tres semanas y después exige dos de recuperación no es un buen ritmo, aunque durante esas tres semanas parezca imparable.

Hacer menos para hacer mejor

El investigador Cal Newport, que llevaba años escribiendo sobre productividad, publicó hace poco un libro que rompía bastante con lo anterior. Lo resume en tres principios sencillos: hacer menos cosas, trabajar a un ritmo natural, y obsesionarse con la calidad en vez de con la cantidad. Cuando lo leí, pensé en cuántas veces había confundido tener muchos frentes abiertos con estar siendo ambiciosa, cuando en realidad solo estaba dispersando la atención hasta que ningún frente recibía lo que necesitaba de verdad.

Hacer menos cosas no es resignarse a hacer menos, es aceptar que la atención es un recurso limitado y que repartirla entre demasiados sitios reduce lo que se consigue en cada uno de ellos. Trabajar a un ritmo natural significa reconocer que no todo el trabajo intelectual rinde igual a las nueve de la mañana que a las cinco de la tarde, y que forzar un ritmo uniforme durante ocho horas seguidas es pedirle al cerebro algo que no está diseñado para dar. Y obsesionarse con la calidad implica aceptar que algunas cosas merecen menos tiempo, precisamente para que las que importan de verdad puedan tener el tiempo que necesitan.

Señales de que el ritmo no es sostenible

Hay señales que aprendí a reconocer tarde, y que ahora intento mirar antes de que se acumulen. La primera es la sensación de estar siempre un paso por detrás, como si por mucho que se avance nunca fuera suficiente. La segunda es notar que el descanso ya no descansa, que incluso el fin de semana se vive con la cabeza puesta en lo pendiente. La tercera, quizás la más reveladora, es perder la capacidad de disfrutar de lo que se ha conseguido porque la mente ya está en la siguiente tarea antes de haber cerrado la anterior.

Ninguna de estas señales aparece de golpe. Se instalan poco a poco, disfrazadas de exigencia razonable, de compromiso, de responsabilidad. Y por eso cuesta tanto detectarlas desde dentro: no se sienten como un problema, se sienten como estar haciendo bien las cosas.

Terminando…

Dejar de correr sin llegar no significa correr menos rápido hacia el mismo sitio equivocado, significa preguntarse de vez en cuando hacia dónde se está corriendo. Yo todavía tengo semanas en las que se me olvida hacerme esa pregunta, y vuelvo a llenar la agenda como si el movimiento fuera la meta. Pero cada vez que consigo pararme antes de aceptar una tarea más, noto la diferencia entre avanzar y solo estar en marcha.

¿Cuándo fue la última vez que terminaste una semana entera sabiendo con claridad qué habías conseguido, más allá de todo lo que habías hecho?

¡Feliz miércoles!