«La comunicación es la habilidad humana más importante.»

Stephen R. Covey

En esta era en la que la mayoría de nosotros trabajamos desde casa, o en remoto, la comunicación es clave a todos los niveles, y para lo que atañe este post, para garantizar que los miembros de un equipo estén alineados, se sientan integrados y puedan colaborar de manera efectiva, sin importar la distancia geográfica.

Como persona a la que le afecta de lleno el teletrabajo, estoy en Madrid y mi trabajo en A Coruña, no está tan fácil ir de vez en cuando, por lo que tener una estrategia para mantener y mejorar una buena comunicación me parece muy importante.

Y es por ello que venga a compartir mis tips, recomendaciones acerca de este tema, y si os animáis, dejarme en comentarios, todo aquello añadido que vosotros sepáis, usáis, habéis experimentado o recomendéis, así todos nos beneficiamos mutuamente compartiendo contenido =).

Uso de herramientas de comunicación adecuadas

No nos podemos olvidar de que las herramientas son eso, una herramienta y no un fin, no por tener una herramienta todos nuestros problemas de cualquier cosa, ni de comunicación se van a ir, sobre todo con un mal uso. No obstante, no podemos negar que, las herramientas juegan un papel crucial.

Plataformas como Slack, Microsoft Teams o Zoom facilitan la comunicación instantánea y permiten la colaboración en tiempo real. Sin embargo, es importante definir qué herramienta utilizar para cada propósito, a muy groso modo:

• Chat para comunicación rápida.
• Correos electrónicos para información detallada o formal.
• Videollamadas para discusiones más complejas o reuniones importantes.

Esto ayuda a evitar el desbordamiento de información en un solo canal y asegura que la comunicación sea eficaz. Al final, tener muchos canales o muchas herramientas pueden ser perjudiciales y perder el foco del “para qué” las necesitamos.

Establecer normas claras de comunicación

Es fundamental que los equipos remotos establezcan normas y expectativas claras sobre cómo y cuándo comunicarse. Algunas pautas recomendadas incluyen:

• Respuestas rápidas en chats, para temas urgentes.
• Horarios definidos para las reuniones (con objetivo y agenda) y revisión de emails.
• Estructura en las videollamadas, con agendas claras para evitar reuniones innecesarias y mantener el foco.

Ya en este blog hemos hablado alguna vez de la alianza de equipo (os dejo un enlace a ello, esta alianza la podemos enfocar solo a comunicación)

Estas reglas ayudan a que todos los miembros sepan qué esperar y evitan malentendidos o retrasos en las respuestas.

Comunicación asíncrona efectiva

En equipos remotos, especialmente con zonas horarias diferentes, la comunicación asíncrona es crucial. Hablamos de comunicación asíncrona a un estilo de interacción en el que las personas intercambian información sin la necesidad de estar disponibles al mismo tiempo.

En lugar de requerir una respuesta inmediata, como en una videollamada o chat en tiempo real, los mensajes se pueden leer y responder cuando el destinatario tenga la oportunidad. Esto es especialmente útil en entornos de trabajo remoto o equipos distribuidos con diferentes zonas horarias

Para tener una buena comunicación asíncrona alguna de las estrategias que podemos seguir son:

• Estructurar bien los mensajes: En la comunicación asíncrona, es esencial ser claro y estructurado. Un buen mensaje debe incluir todo el contexto necesario para que el receptor pueda comprender y actuar sin necesidad de pedir más detalles.
• Claridad de los plazos si los hay: En este tipo de comunicación, al no existir una interacción inmediata, es crucial especificar los plazos de respuesta o acción esperados.
• Buena documentación e información centralizada: En entornos asíncronos, la documentación bien organizada se convierte en un pilar. Un equipo debe ser capaz de encontrar respuestas a preguntas comunes sin depender de la disponibilidad inmediata de otro miembro.La creación de bases de conocimiento, manuales y guías ayuda a evitar bloqueos innecesarios y aumenta la eficiencia.

Promover la transparencia y la inclusión

Promover la transparencia y la inclusión en los equipos es un factor clave para crear un entorno de trabajo donde todos los miembros se sientan valorados y puedan colaborar de manera efectiva. Estos dos conceptos están profundamente interconectados: la transparencia fomenta la confianza, y la inclusión asegura que todos los miembros del equipo puedan participar y contribuir plenamente. Algunos aspectos que podemos trabajar la transparencia:

• Transparencia en la comunicación y decisiones: Se refiere a compartir abiertamente información sobre los procesos, decisiones y objetivos del equipo. Los líderes que promueven la transparencia evitan la toma de decisiones a puertas cerradas y se aseguran de que los miembros del equipo estén al tanto de las razones detrás de cada movimiento. Esto genera confianza y fomenta la participación, ya que las personas se sienten más seguras al tener una visión clara de hacia dónde se dirigen y cómo se están tomando las decisiones.
• Transparencia en los errores y aprendizajes: Un entorno transparente también promueve la discusión abierta sobre los errores. Cuando los miembros del equipo se sienten seguros para compartir sus fracasos sin temor a repercusiones, se crea un espacio de aprendizaje continuo. La mejora y el ajuste de las estrategias se vuelve un proceso colectivo, fortaleciendo la resiliencia del equipo.
• Acceso a la información: La transparencia también significa asegurarse de que todos tengan acceso a la información necesaria para realizar su trabajo. Evitar la centralización de la información en solo algunas personas garantiza que no haya bloqueos en los procesos y que todos puedan contribuir por igual.

Es importante que las decisiones clave y las discusiones relevantes sean compartidas con todo el equipo para fomentar un sentido de pertenencia. Para esto, losdocumentos compartidosylasactas de reunionesson esenciales, así comoforos o canales de discusión públicos dentro de las herramientas de comunicación, en lugar de mensajes privados.

Reuniones regulares y check-ins

Aunque el trabajo remoto promueve la autonomía, es esencial tener reuniones regulares para garantizar que el equipo esté alineado (ojo a reuniones regulares qu se pueden convertir en reuniones interminables o un exceso de reuniones innecesarias).

Las reuniones regulares y los check-ins son herramientas esenciales para mantener a los equipos alineados, identificar problemas tempranamente y promover una comunicación continua, especialmente en entornos de trabajo remoto o híbrido. Estas prácticas ayudan a garantizar que todos los miembros del equipo estén en la misma página y que cualquier desafío o desviación en el progreso se pueda abordar de manera oportuna.

Las reuniones regulares son puntos fijos en el calendario, donde el equipo se reúne para discutir el estado del proyecto, compartir actualizaciones y resolver cualquier problema que haya surgido. Son una excelente forma de fomentar la comunicación en todo el equipo y garantizar la alineación con los objetivos. Ejemplos:

• Daily stand-ups (reuniones breves diarias) para sincronizar el progreso y establecer prioridades.
• Reuniones semanales o quincenales para resolver bloqueos, revisar el estado del proyecto, y planificar tareas a largo plazo.

Por otro lado, los check-ins son conversaciones rápidas, que pueden ser diarias o varias veces a la semana, y están diseñadas para verificar cómo está el equipo, cómo progresa el trabajo y si alguien necesita ayuda. Es importante realizar check-ins individuales periódicos para comprender las necesidades y el bienestar de cada miembro del equipo. Ayudan a entender cómo se siente cada persona, su nivel de satisfacción con su trabajo, y si necesitan apoyo adicional. También son una buena oportunidad para recibir feedback sobre cómo mejorar los procesos de equipo.

Fomentar la comunicación informal

Fomentar la comunicación informal es crucial para crear relaciones más cercanas y auténticas dentro de un equipo, algo que a menudo se pierde en entornos de trabajo remoto o en situaciones laborales muy estructuradas.

La comunicación informal se refiere a las conversaciones espontáneas y sin agenda formal, como las que ocurren en pasillos, en la hora del almuerzo, o durante momentos de descanso. Aunque no son planificadas, estas interacciones son vitales para el bienestar del equipo y el fortalecimiento de los lazos interpersonales.

• Construcción de relaciones de confianza: Las interacciones informales crean un espacio donde los miembros del equipo pueden conocerse fuera del contexto profesional, lo que fortalece la confianza y el sentido de comunidad. Estas conversaciones son oportunidades para conocer intereses, motivaciones personales y perspectivas que no siempre se revelan en reuniones estructuradas.
• Mejora de la colaboración: La comunicación informal facilita el intercambio de ideas sin la presión de cumplir con una agenda. Las soluciones creativas a menudo surgen en este tipo de conversaciones, donde las personas sienten menos restricciones para compartir pensamientos o ideas que podrían ser útiles en proyectos futuros.
• Reducción del estrés y mejora del bienestar: En muchas ocasiones, los equipos pueden sentir una presión constante para cumplir con objetivos y plazos. La comunicación informal puede aliviar parte de ese estrés, proporcionando un momento de respiro en el que los miembros del equipo pueden desconectarse brevemente del trabajo y hablar de temas ligeros o no laborales.
• Facilitación de la resolución de conflictos: Las conversaciones informales también ayudan a prevenir o suavizar conflictos, ya que crean un ambiente en el que las personas pueden expresar preocupaciones o aclarar malentendidos de manera más relajada y sin la formalidad de una reunión estructurada. Si los miembros del equipo sienten que pueden dirigirse a sus compañeros de manera informal, los conflictos tienden a resolverse más rápidamente.
• Mantener el sentido de pertenencia en equipos remotos: En entornos de trabajo remoto, donde no hay encuentros casuales en la oficina, es fácil que los miembros del equipo se sientan desconectados. Fomentar la comunicación informal en estos contextos es aún más importante para crear un sentido de pertenencia y mantener el espíritu del equipo.

Estrategias para fomentar la comunicación informal:

1. Crear espacios virtuales para charlas casuales: En plataformas de mensajería como Slack o Teams, se pueden crear canales específicos para conversaciones no relacionadas con el trabajo (por ejemplo, canales de hobbies, temas divertidos, o deportes).
2. Establecer rutinas de conexión social: Programar encuentros regulares como cafés virtuales, almuerzos informales o eventos sociales online promueve interacciones fuera del contexto laboral.
3. Celebrar logros y eventos personales: Celebrar cumpleaños, aniversarios laborales o cualquier hito personal ayuda a que los miembros del equipo se sientan valorados no solo como profesionales, sino también como personas.

Mejorar la inteligencia emocional en la comunicación

Mejorar la inteligencia emocional en la comunicación es fundamental para desarrollar relaciones más saludables y efectivas en el entorno laboral y personal. La inteligencia emocional (IE) implica la capacidad de identificar, comprender y gestionar las emociones propias y las de los demás, y aplicarla en la comunicación mejora la empatía, la escucha activa y la resolución de conflictos. (Aquí te dejo un enlace a todos los posts sobre Inteligencia Emocional que hay en el blog)

En un equipo remoto, donde gran parte de la comunicación es escrita, es fácil malinterpretar el tono o el mensaje. Fomentar la inteligencia emocional en la comunicación ayuda a evitar conflictos innecesarios.

• Conciencia Emocional: El primer paso para mejorar la inteligencia emocional en la comunicación es la autoconciencia (aquí te dejo posts sobre el autoconocimiento y cómo mejorarlo), es decir, ser conscientes de nuestras propias emociones. Esto significa identificar qué estamos sintiendo antes de hablar o reaccionar.
• Empatía: La empatía (puedes ver más aquí) es un componente clave de la inteligencia emocional, y en la comunicación significa entender y validar las emociones y perspectivas de los demás. Esto implica no solo escuchar lo que se dice, sino también percibir las emociones subyacentes y las intenciones detrás del mensaje.
• Escucha activa: Mejorar la empatía (te dejo un post sobre esto) en la comunicación implica escuchar activamente, es decir, prestar atención completa a lo que la otra persona está diciendo sin interrumpir o juzgar. Hacer preguntas abiertas y mostrar interés genuino también facilita esta conexión.
• Gestión emocional: La capacidad de regular tus propias emociones y responder de manera apropiada a las de los demás es un signo clave de inteligencia emocional en la comunicación. Esto no significa reprimir las emociones, sino gestionarlas de una manera que favorezca el diálogo y la resolución de problemas. Te dejo aquí varios posts sobre la gestión de las emociones, y de cada una de las emociones.
• Comunicación asertiva: La inteligencia emocional también mejora cuando podemos expresar nuestras necesidades y opiniones de manera clara y respetuosa (te dejo aquí una técnica). La comunicación asertiva se basa en expresar lo que se necesita o piensa sin menospreciar las emociones o puntos de vista de los demás.
• Ajustar el tono y lenguaje corporal: Una parte importante de la inteligencia emocional en la comunicación es ser consciente del tono de voz y el lenguaje corporal. A veces, el mensaje no es solo lo que decimos, sino cómo lo decimos. El tono, los gestos y la expresión facial transmiten emociones, y pueden influir en cómo los demás perciben nuestra intención.

En conclusión, mejorar la inteligencia emocional en la comunicación requiere un esfuerzo constante de autoconocimiento, empatía, regulación de emociones y asertividad. Al hacerlo, no solo mejorarás la calidad de tus interacciones personales y laborales, sino que también facilitarás un entorno de trabajo más colaborativo, armonioso y productivo. Esto es fundamental para un liderazgo efectivo, la gestión de equipos y la construcción de relaciones interpersonales sólidas.

Retroalimentación constante

La retroalimentación constante en la comunicación asíncrona es crucial para garantizar la claridad, mantener el flujo de trabajo y mejorar la colaboración en entornos donde los equipos no están disponibles al mismo tiempo.

En este tipo de comunicación, los mensajes no requieren una respuesta inmediata, lo que puede llevar a malentendidos o falta de alineación si no se retroalimenta adecuadamente y con frecuencia. Mantener una retroalimentación regular ayuda a que la información fluya y a que los equipos se mantengan enfocados y coordinados.

Laretroalimentación constante en la comunicación asíncrona asegura que los equipos se mantengan alineados, avanzando de manera eficiente y sin bloqueos, a pesar de las diferencias en los horarios de trabajo o la falta de interacción en tiempo real. Esta retroalimentación regular no solo mejora la calidad del trabajo, sino que también fomenta la confianza y la autonomía en los equipos, permitiendo que se adapten rápidamente a cambios o correcciones.

Terminando…

Lacomunicación efectiva en equipos remotos no solo depende de las herramientas, sino de una planificación consciente, reglas claras y una cultura de apertura y transparencia. Con estas estrategias, los equipos pueden superar las barreras geográficas y trabajar de manera colaborativa y eficiente, logrando una mayor productividad y satisfacción del equipo.

Estas tácticas han demostrado ser clave para mantener la cohesión y claridad, minimizando los desafíos propios del trabajo distribuido​

En resumen, mejorar la comunicación asíncrona no solo optimiza la eficiencia del equipo, sino que también fortalece la colaboración, la inteligencia emocional y el sentido de pertenencia. Incorporar prácticas como la retroalimentación constante, el fomento de la comunicación informal y la promoción de la transparencia crea un entorno de trabajo más cohesivo y adaptable, ideal para los equipos modernos que operan de forma remota o en diferentes husos horarios.

La clave está en mantener a todos alineados, informados y, sobre todo, conectados, aunque no siempre coincidan en tiempo real.

¿Y tú qué opinas?

¡Feliz miércoles!