“Un hombre sabio puede aprender más de una preguntaa estupida de lo que un tonto puede aprender de una respuesta sabia. “

Bruce Lee.

Como muchos de los que me leéis sois facilitadores, entre otras cosas, y el mundo con el teletrabajo ha cambiado, el rol del facilitador también se ha tenido que adaptar y evolucionar a esta nueva forma de facilitar. Entre ellas yo, que además, a raíz de una sesión pues me ha venido esta idea de post, que igual ya sabéis, pero que si no, pues ya tenéis más recursos para vuestro día a día.

Cuando hablo de facilitación, para el post de hoy me refiero a reuniones, gestión de equipos, facilitador de eventos o sesiones importantes, y que queremos que sean efectivas y que nosotros como facilitadores seguro que podemos ayudar a ello.

Algunos de los “males” a los que nos tenemos que enfrentar con el teletrabajo son:

• Falta de sentido de pertenencia
• Pérdida de motivación
• Distracciones en las reuniones
• Aislamiento social
• Difícil acceso a información o ayuda
• Distracciones en casa
• Y un largo etc.

Así que vamos allá con algunas cositas que nosotros como facilitadores podemos fomentar para que estos “males” no lo sean tanto.

Poner la cámara

Sé que muchos me diréis que no podemos obligar a quien no quiere ponerse la cámara, y efectivamente, no vas a obligar, pero alguna de las ventajas de poner la cámara es más sensación de cercanía, al fin y al cabo, no estás hablando a una pantalla en negro, que algunos no tienen ni foto. Con la comunicación no verbal, puedes saber cómo está esa persona, a lo mejor desinterés, no se está enterando de nada, atención, etc., y eso es información de mucho valor para nosotros como facilitadores para poder encauzar el ambiente.

Objetivo, agenda y time box

Estando en teletrabajo hay mucho riesgo de dispersión, por lo que ir con una agenda definida y un time box establecido creo que puede ayudar mucho a que la reunión vaya al grano, poner foco y cumplir el objetivo.

Nosotros como facilitadores es muy importante tener esto en cuenta.

Iniciar la reunión unos minutos antes

Cuando una sesión es muy importante, quizá con muchos asistentes, normalmente en las reuniones nos demoramos unos minutos entre que entran unos, otros, empezamos, grabar si se tiene que grabar, etc.

Iniciando la reunión nosotros como facilitadores, les saldrá una notificación de inicio, y muchos de los asistentes por defecto empezarán a entrar, esto agiliza mucho el empiece de la reunión, y tener el time box más controlado.

Visualización

Soy fiel defensora de la visualización, creo que un discurso sin acompañamiento de un apoyo visual, es contraproducente en las sesiones. Al final, si solo escuchan bla bla bla, y no activamos otros sentidos como la vista, etc., perdemos a la audiencia.

Al igual, el usar diferentes tonos en la comunicación, metáforas, interactuar con los asistentes para saber que están atentos y que vamos a requerir de su atención “obligando” así a tenerles atentos.

Definición de canales de comunicación

Si tras una sesión/reunión se necesita mantener un contacto, un seguimiento de ese tema tratado, es muy importante llegar a acuerdos, cómo se van a reflejar, cómo nos vamos a comunicar, cómo vamos a hacer el seguimiento, etc.

E incluso definición y organización de herramientas si se precisa de ellas adicionales.

Feedback

Pedir feedback a otros facilitadores para trabajar en tus debilidades para mí también es indispensable. Que vaya contigo a estas sesiones y así podrá darte el feedback. Además, si no tienes experiencia o te sientes inseguro, esta persona también la tienes de back up si en algún momento necesitas ayuda durante la facilitación.

Lidera con el ejemplo

De poco vale “el consejos vendo pero para mí no tengo”. No podemos predicar e intentar que el resto tenga foco, no se vaya por las ramas, se vaya del time box, si nosotros mismos somos los primeros que esto no lo manejamos, obvio habrá casos que se nos pueda ir, somos personas, pero tenemos que liderar con el ejemplo de lo que queremos/pedimos.

Motivación en la gestión de equipos

Si además de facilitador, ayudas a equipos, saber cómo están, preguntarles semanalmente, cómo se encuentran, cada x tiempo necesidades nuevas si tienen, cómo podemos ayudarles, incluso encontrar retos que les motive puede ayudar a tenerles en el día a día más activos, atentos, y contentos claro.

Juegos en sesiones

Usar la gamificación en sesiones es algo que a mí me ha funcionado mucho, ahora tenemos herramientas como ruletas, kahoot, etc que nos pueden ayudar a tener sesiones muy divertidas (obvio sin perder foco) pero que ayuden a que las reuniones sean más amenas y productivas.

Por ejemplo, para el time box existen los cronómetros o relojes que puedes ponerlos y suenan bocinas cuando llegas a la hora etc.

Resúmenes de las sesiones

Para ayudar a que todos entendamos lo mismo y nos llevemos lo mismo, en ciertas sesiones es importante hacer recap de lo que ha pasado en la reunión y de lo que nos llevamos, incluso dejarlo al alcance y visual de todos.

Terminando…

Seguro que vosotros tenéis muchos más consejos, herramientas, etc. Quedo expectante que también me deis feedback y deis consejos al respecto

¡Feliz miércoles!