«Tu mente es para tener ideas, no para retenerlas.»
David Allen
La productividad personal se ha convertido en un tema central en un mundo donde la cantidad de información, tareas y distracciones crece a diario. A lo largo de los años, han surgido múltiples métodos y enfoques para ayudarnos a trabajar de forma más eficiente, con menos estrés y mayor control sobre nuestras actividades. Entre los más conocidos están Getting Things Done (GTD) y la Técnica Pomodoro, pero no son los únicos.
En este post te cuento estos y otros métodos populares, viendo sus características y ventajas, y en qué contextos funcionan mejor.
1. Getting Things Done (GTD): Estructura y claridad mental
Creado por David Allen, GTD es uno de los sistemas más completos y extendidos para la gestión del trabajo y la vida personal. Su premisa central es que la mente no es un lugar fiable para almacenar tareas; en cambio, debemos externalizar todo lo que tenemos que hacer y organizarlo en un sistema confiable.
Pasos clave de GTD:
- Capturar: Anotar todas las ideas, tareas y compromisos en un lugar confiable (agenda, aplicación, cuaderno…).
- Aclarar: Decidir qué significa cada elemento y si requiere acción.
- Organizar: Colocar cada tarea en listas o contextos adecuados (por proyectos, por fechas, por energía…).
- Reflexionar: Revisar el sistema con frecuencia (revisión semanal).
- Hacer: Ejecutar las tareas según contexto, tiempo y energía disponible.
Ventajas:
- Proporciona un sistema integral que cubre desde tareas pequeñas hasta proyectos complejos.
- Reduce el estrés mental porque todo está registrado fuera de la cabeza.
- Flexible: puede aplicarse con herramientas digitales o analógicas.
Limitaciones:
- Requiere constancia en la revisión; si el sistema no se actualiza, pierde eficacia.
- Puede ser percibido como complejo para quienes buscan soluciones rápidas.
Ideal para: Personas con múltiples proyectos y responsabilidades, que necesiten un método robusto para no dejar escapar nada.
2. Técnica Pomodoro: Ritmo y foco
Desarrollada por Francesco Cirillo a finales de los 80, la Técnica Pomodoro propone trabajar en bloques de tiempo de 25 minutos de concentración absoluta, seguidos de 5 minutos de descanso. Cada bloque es un «pomodoro» y, tras cuatro de ellos, se toma una pausa más larga de 15-30 minutos.
Ventajas:
- Fomenta la concentración y reduce la procrastinación.
- Facilita la gestión de tareas largas, dividiéndolas en partes manejables.
- Los descansos ayudan a prevenir la fatiga mental.
Limitaciones:
- Puede ser demasiado rígido para trabajos que requieren flujos creativos prolongados.
- Interrumpir una tarea porque “se acabó el pomodoro” puede romper la inspiración.
Ideal para: Personas que se distraen con facilidad o que trabajan en tareas que se pueden fragmentar (estudio, redacción, codificación…).
3. Método Kanban Personal: Visualización y flujo de trabajo
Inspirado en el sistema japonés Kanban usado en producción, este método organiza tareas en un tablero dividido en columnas como “Por hacer”, “En progreso” y “Hecho”. Puede aplicarse con tableros físicos (post-its) o digitales (Trello, Jira, Notion).
Ventajas:
- Visualización clara del estado de las tareas.
- Permite priorizar y evitar la sobrecarga de trabajo en progreso.
- Flexible y fácil de entender.
Limitaciones:
- Sin disciplina, las columnas pueden llenarse y perder utilidad.
- No ofrece, por sí solo, un método para priorizar.
Ideal para: Personas visuales que quieran controlar el flujo de trabajo y limitar las tareas activas.
4. Método Ivy Lee: Simplicidad y priorización
Este método, creado en 1918 por el consultor Ivy Lee, es de una sencillez notable: al final de cada día, escribe las seis tareas más importantes que debes hacer al día siguiente, ordénalas por prioridad y, al comenzar la jornada, trabaja en la primera hasta completarla antes de pasar a la siguiente.
Ventajas:
- Extremadamente simple y rápido de aplicar.
- Ayuda a priorizar y a evitar la multitarea.
- Facilita empezar el día con un plan claro.
Limitaciones:
- No contempla tareas no planificadas que puedan surgir.
- Puede quedarse corto para personas con grandes volúmenes de trabajo.
Ideal para: Quienes buscan un método mínimo pero efectivo para enfocarse en lo importante.
5. Time Blocking (Bloques de tiempo): Control del calendario
El time blocking consiste en reservar bloques de tiempo en la agenda para actividades específicas, igual que haríamos con reuniones. Esto incluye no solo tareas de trabajo, sino también descanso, aprendizaje o ejercicio.
Ventajas:
- Obliga a estimar cuánto tiempo requieren las tareas.
- Reduce las decisiones impulsivas sobre “qué hacer ahora”.
- Ayuda a proteger el tiempo frente a interrupciones.
Limitaciones:
- Poco flexible si surgen imprevistos frecuentes.
- Requiere disciplina para cumplir el horario asignado.
Ideal para: Personas con jornadas muy estructuradas o con muchas reuniones que necesitan asegurarse tiempo para el trabajo profundo.
Comparativa rápida
| Método | Enfoque principal | Nivel de estructura | Ideal para… |
| GTD | Gestión integral | Alto | Múltiples proyectos y tareas variadas |
| Pomodoro | Foco y ritmo | Bajo-Medio | Evitar distracciones, tareas fragmentables |
| Kanban | Visualización del flujo | Medio | Personas visuales y gestión de progreso |
| Ivy Lee | Priorización | Bajo | Simplicidad y enfoque en lo importante |
| Time Blocking | Gestión del tiempo | Medio-Alto | Control de agenda y trabajo profundo |
Cómo elegir el método adecuado
No existe un método universal que funcione para todo el mundo ni para todas las situaciones. Algunos criterios para elegir:
- Tipo de trabajo: Si manejas muchos proyectos, GTD puede ser tu mejor aliado. Si haces tareas repetitivas o de estudio, Pomodoro puede ser más eficaz.
- Nivel de disciplina: Si te cuesta mantener sistemas complejos, empieza con Ivy Lee o Pomodoro.
- Preferencia visual: Si necesitas ver el progreso, Kanban es ideal.
- Disponibilidad de tiempo: Si tu jornada es muy variable, evita métodos demasiado rígidos.
Terminando… La combinación como estrategia
Muchos profesionales descubren que la combinación de métodos funciona mejor que elegir uno solo. Por ejemplo, puedes usar GTD para organizar proyectos, Kanban para visualizar tareas y Pomodoro para mantener el foco en momentos clave.
La clave está en experimentar, adaptarlos a tu estilo de trabajo y revisar periódicamente si tu sistema sigue funcionando. La productividad no se trata de hacer más, sino de hacer lo que realmente importa con el menor desgaste posible.
¡Feliz miércoles!
