“No hay distancias cuando se tiene un motivo“

Jane Austen

Bueno, después de tanto tiempo que llevamos trabajando en remoto, más que nunca he aprendido en la facilitación de equipos ágiles, y en concreto en la facilitación de retrospectivas. 

Sinceramente, no es fácil, pero creo que he aprendido bastante y me he dado cuenta de muchas cosas y hoy os quería compartir estos tips. Ya que creo que, a partir de ahora, o la nueva normalidad, esto de remoto va a estar más vigente que nunca.

En algunas entrevistas me que me han hecho, me han dicho que este trabajo no se puede ejercer desde la distancia, pero yo no opino lo mismo. Evidente es que dificulta un poco algunas cosas, pero creo que son retos que podemos con ellos y ejercer nuestro trabajo en remoto. Otro motivo más de escribir este post.

TIPS

Para empezar yo diría de tener un backlog de diferentes herramientas online que podemos utilizar. Igual que solemos utilizar diferentes dinámicas entre retrospectivas, creo que es importante también utilizar diferentes herramientas. Da flexibilidad al cerebro, aprenden herramientas nuevas, da lugar a la creatividad y salimos de la rutina. En este link yo os cuento el backlog de herramientas que yo suelo usar en retros en remoto.

Por otro lado, igual que cuando hacemos retros presenciales nos encargamos de tener un espacio disponible, acomodado para el equipo y disponible, igual para la retro en remoto, hay que asegurarse que todos tengan acceso al repositorio o a la herramienta donde se va a plasmar la información, y dedicar unos minutos a contar cómo funciona la herramienta si no se ha usado con anterioridad.

Además, en el repositorio de documentación que tienen los equipos, en mi caso confluence, tengo una página dedicada a plasmar la dinámica, lo que se ha hablado, acciones, imágenes, etc., para que esté disponible para el equipo, todas las dinámicas y no tengan que acordarse qué herramienta se utilizó para x retro, si quieren ir a ver algo. Además, en esta página, también añado el link a la herramienta en sí, donde se plasmó toda la información.

Cuando tengo equipos en presencial, suelo proponer a los equipos tener un panel físico donde reflejar las acciones de mejora, al lado del panel de desarrollo, que con un solo vistazo ya se ven. En caso de equipos en remoto, manejar varios paneles es algo tedioso, desde la experiencia que yo tengo con los equipos, por lo que se debe llegar a un acuerdo por parte del equipo de cómo quieren reflejar las acciones. A día de hoy, tengo un par de equipos que reflejan las acciones en el propio panel de desarrollo y otro equipo donde las añadimos a modo de check list en confluence. Cada poco pregunto y vemos si así se apañan bien para tener  siempre presente las acciones o si hay que darle una vuelta.

Para mí otra cosa importante es recalcar o volver a mirar la alianza del equipo y añadir o modificar en función de la nueva situación. Por ejemplo, estando todos en remoto, es más fácil que una persona se distraiga mirando cosas en el ordenador o adelantando trabajo. Es importante hacer explícito que se requiere toda la atención por parte de todos y que no se distraigan. Por ejemplo en presencial, he tenido equipos que en su alianza tenían que a las retros no se llevaran los equipos de trabajo para prestar el 100% de atención a las retros.

Otra cosa importante, pero igual que en presencial, tener un “guardián” o responsable de las acciones de mejora, no de que esa persona haga las mejoras, sino de que vea que se está haciendo por llevar a cabo esa mejoras y de que se mantenga actualizado y priorizadas estas mejoras. En un caso concreto que tengo en un equipo, cada sprint los guardianes se van rotando. Pero es algo que ha pasado tanto en presencial como en remoto.

Más cositas, es que el equipo ponga las cámaras para poder vernos. Cuando hacemos retros en presencial, como facilitadores nos fijamos en los gestos corporales, posturas, en los gestos de la cara. En remoto es más complejo, en mi caso usamos google meet, que por suerte la nueva mejora puedes ver a todos a la vez a un lado. Como facilitadora, intento fijarme en las posturas, y en los gestos de la cara para obtener toda la info posible, si bien es cierto es bastante más complejo que en presencial, pero las cámaras puestas creo que es bastante importante para mostrar también acercamiento y fomentar la “comunicación cara a cara”.

Otra cosa que creo importante es que cuando entren a la reunión saluden, suelen hacerlo, pero me ha pasado alguna vez que, estamos esperando al resto de asistentes, mientras hablamos en general, y se conecta alguien y por no cortar no dice nada y no nos damos que se ha conectado. Como alianza es importante para todos saludar cuando alguien se conecta.

Para el tema de la comunicación y turno de palabra, dificulta un poco si la conexión va lenta, por ejemplo quiero hablar, y cuando llega al resto alguien ya ha empezado y ahí surge un ambiente de confusión si sigue uno lo deja… Cuando creo las retros y las plasmo en la herramienta, suelo simular post it de colores en algún orden, que de retro a retro cambia, y los miembros del equipo cogen un color, entonces van hablando por el orden del color del post it. Así no tienen que estar pidiendo la palabra. A sí también, consigo que todos intervengan.

Para el cierre de la retro, para obtener feedback, igualmente intento que lo dejen plasmado en los “post-it” así me aseguro que todos dan feedback, intervienen y que nadie monopolice la reunión.

Y como decía antes finalmente, tras la reunión de la retro, paso toda la información importante a confluence y les envío el link en un canal específico de scrum que tenemos el equipo para que lo vean, y este link lleva al espacio de confluence, donde en orden pueden ir viendo todas las retrospectivas.

Terminando…

Creo que no se me olvida nada, en caso de que si, creo que al menos lo más importante queda plasmado. A continuación, dejo un bubble map de todo lo anterior más gráficamente, y conciso.

¡Feliz miércoles!