“La mejor organización no asegura los resultados. Pero una estructura equivocada sería garantía de fracaso.”

Peter Drucker

Ya comenté la semana pasada en un comentario por Linkedin (lo podéis ver aquí), que había estado trabajando en aprender y en crearme un bullet journal para mejorar mi organización y productividad.

Antes de seguir…

¿Qué es un bullet journal?

El Bullet Journal es un sistema que nos permite organizar las listas de tareas de una forma específica y enfocada a resultados.

Es una organización basada en listas y es algo que a nuestro cerebro le gusta porque así es más o menos como funciona nuestro cerebro, que lo cataloga y categoriza todo.

Las listas (al igual que cualquier otro sistema de organización) nos ayudan a ordenar el mundo, tanto el mundo exterior como nuestro mundo interior, a poner algo de orden en el caos de nuestra existencia, y nos ayudan a encontrarle algo de sentido.

Parte del éxito del Bullet Journal radica en que es un sistema que se basa en las listas y otros elementos sencillos y de uso común.

Este método también es conocido también como BuJo.

Nació como un sistema muy personal de organización desarrollado para superar las limitaciones causadas por el trastorno por déficit de atención que padecía su creador, Ryder Carroll, y que tuvo inesperadamente mucho éxito.

Seguramente que estéis de acuerdo conmigo en que hoy en día, todos sufrimos de un cierto grado de déficit de atención. Ya sea porque sea cosa nuestra, en nuestro ADN, pero, me aventuro a decir que hoy día es más por todas las interrupciones que sufrimos y que dejamos que nos interrumpan, como la tecnología, la multitarea, etc., cuando lo mal gestionamos.

Estamos en la era de internet, de los teléfonos inteligentes, el multitasking y la continua distracción.

Y es aquí donde entran en escena los planificadores/organizadores.

El objetivo de un planificador es el de despejar nuestra mente (“declutter the mind”), y ayudarnos a mantener el foco a lo largo del tiempo, para vivir con intención y no sucumbir a las distracciones: según un estudio tendríamos alrededor de 60.000 pensamientos cada día, y mucho de ellos negativos, por lo que imaginaos, nuestro nivel de atención es escasísimo.

Un buen planificador/organizador nos ayuda a evitar caer en el estado que Ryder Carroll llamó “agobio funcional”: cuando tenemos demasiadas cosas en marcha a la vez, y solo conseguimos el mínimo indispensable pero no nos quitamos la sensación de agobio.

¿Cómo usar y hacer un Bullet Journal?

La forma más fácil para aprender cómo se utiliza el Bullet Journal es ver los vídeos creados por el propio Ryder Carroll, que están colgados en su web y en su canal de YouTube.

Sólo se necesita papel y boli para iniciarse. Este sistema fomenta tu creatividad y te permite personalizarlo a tu gusto. Aprender este método es muy fácil.

El corazón del sistema está conformado por estos módulos principales:

1. The Index (índice)
2. The Future Log (registro futuro o anual)
3. The Monthly Log (registro mensual)
4. The Daily Log (registro diario)

Antes de empezar a utilizar el método BuJo tienes que crear en tu cuaderno unas secciones específicas:

1. La primera doble página se utiliza para crear el índice
2. La segunda doble página es el future log (algo así como “registro del futuro”).
3. Añade el log al índice (lo puedes ver en la primera imagen)
4. La siguiente doble página está dedicada a los meses. La vista mensual se divide en dos: a la izquierda el calendario, a la derecha el listado de tareas. Tendrás que añadir manualmente los meses del año.
5. Pon los números de página y añade la vista mensual al índice
6. Siguiente página: vista diaria/ daily log. Escribe el día, luego tu lista de tareas. Es importante subdividir las tareas por lo menos en estos 3 tipos principales, cada uno caracterizado por un símbolo diferente. Lo que propone el autor son únicamente sugerencias, ya que puedes usar el símbolo que quieras, a pacto que utilices siempre los mismos: ·Tareas -Notas oEventos
7. Si una tareas es prioritaria, se añade una estrellita antes del puntito. La estrellita es un “signifier”, otorga más importancia al elemento al que está asociada, le concede un significado extra. En este caso, la estrella indica prioridad. A este apartado y este método el autor le llama “Rapid Logging”.
8. Migración: al final de cada mes tienes que crear otro mes. Revisa las tareas del mes anterior: pon una x encima del puntito para las tareas que hayas completado. Luego revisa y valora las que se han quedado fuera. Si ya no merecen la pena, o estás procrastinando (palabra de moda) demasiado, táchalas. Si decides retomarla a corto plazo, cambia el puntito por una flecha derecha. A continuación, copia esas tareas en la página derecha de la vista mensual del mes siguiente. Si vas a aplazar una tarea, tienes que “migrarla”: marcarla con una flecha a la izquierda y copiarla en el future log, en el mes correspondiente. Cada mes tienes que volver a apuntar todas las tareas que estás “migrando”: este proceso manual te obliga a reflexionar sobre la importancia de cada tarea, te ayuda a mantener el foco en lo importante y supone la diferencia entre avanzar y simplemente estar ocupado.
9. Colecciones. En la siguiente doble página libre puedes crear un espacio para ítems relacionados entre sí y darle un titular acorde con la temática. Como siempre, hay que añadir los números de página a esta doble página, y añadirla el índice.

El autor Ryder Carrol asegura que se trata de un método sencillo de aplicar y tan flexible que cualquiera puede adaptarlo a sus necesidades y forma de ser.

Y parece que mucha gente está de acuerdo con Ryder Carroll: alrededor de la web y del proyecto hay una comunidad muy activa, de fans entregados que aman el método y sus versiones personalizadas.

Mi BuJo 2019

Bueno… Yo después de leer a este hombre, muchos blogs, y ver muchos videos en youtube haciendo BuJos, he llegado a una primera versión de mi Bullet Journal. He de decir, que esto del Bullet Journal lo conocí por primera vez en la ISC2018 en Lisboa, todo un descubrimiento.

Quería un BuJo minimalista, no florituras y cosas espectaculares (entre otras cosas porque no se), ya que no quería que se convirtiese en  algo artístico más que en funcional. Para eso me decidí por una organización a cuadros, en sketchnotes se utiliza mucho, es muy organizada y limpia y queda mejor de lo que me pensaba.

Tampoco lleno de colorines, por lo que me ceñido al negro para la creación del BuJo, amarillo para los adornos, el gris para las sombras, y el azul para el texto que rellene en el BuJo con mi información. Y poca cosita más.

He seguido la estructura de Ryder Carroll, pero viendo más BuJos por internet, he retocado y añadido cositas que para mi son interesantes, como por ejemplo un diario de agradecimiento, para poner día a día cosas que agradecer y al hacer vista atrás, ver lo afortunada que soy.

La leyenda con el tipo de tareas para que no se me olvidase, avances, propósitos… Pero no adelanto más. He querido añadir algo nuevo a mi día a día y es grabarme mientras dibujo, por lo que me he grabado haciendo el bullet journal, para que podáis verlo, pasarlo, reflexionar si os ayudaría o no, y repetirlo las veces que hagan falta, y también he sacado fotos hoja por hoja para que veais bien el resultado final.

He de decir, que al ser la primera vez que me grabo, ha sido rarillo, no lo he sacado bien, sobre todo la posición de la cámara, ¡pero ya he aprendido de ello para las siguientes!

He acelerado el vídeo, porque tardé bastante en hacerlo, para que no fuese muy aburrido ni monótono. Me he propuesto, para los siguientes videos hablar mientras lo dibujo explicando, así seguro me ahorro muchas explicaciones escritas =).

Sin más dilación, os dejo el vídeo y las imágenes, espero que os guste y os resulte de ayuda:

Puedes ver el vídeo aqui

Terminando…

El sistema Bullet Journal nos permite recordar el pasado, organizar el presente y planear el futuro. Todo a través de la elaboración de listas. La clave para triunfar con esta metodología consiste en intentar llevar el cuaderno bujo contigo en todo momento, o al menos que esté siempre a mano.

Yo, intentaré llevar siempre a mano el mío, de momento, la experiencia está siendo muy buena, ahora tendré que ser constante en tenerlo a mano, actualizarlo y usarlo para sacar el mayor partido de mi tiempo.

Además, en el apartado de notas, intentaré ir escribiendo mejoras de cara al bujo del año que viene, ya que es mi primer bujo y hay que empezar por algún lado para encontrar lo más adecuado para nosotros.

Está llegando un punto en el que el Bullet Journal pasa de ser un medio a un fin en sí mismo, una forma de expresión artística.

Internet está lleno de blogs, vídeos en YouTube, fotos en Instagram y Pinterest dedicados a enseñar como la peña personaliza su libreta de forma artística. ¿Has visto alguna vez fotos de los Moleskine de algunos ilustradores, con sus sketches e ilustraciones? Pues están haciendo lo mismo con el Bullet Journal.

En realidad, todo eso es paja, que no tiene que ver con productividad, sino más bien es un ejercicio de creatividad personal. El Bullet Journal es una herramienta para ser más organizado y productivo, y el enfoque del mismo Ryder Carroll es más bien minimalista y funcional.